HJ 9-2022  生态环境档案著录细则

7.2.3归档文件目录数据库结构

件目录数据库结构见表

表3归档文件目录数据库结构

8.1生态环境档案的著录信息源是被著录的生态环境档案本身。著录信息源的确定依据如下： a）案卷级著录信息源主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。 b） 卷内文件级著录信息源主要依据档案材料的文头、文尾及文件正文等。 c）！ 归档文件著录信息源主要依据档案材料的内容及形式特征等。 d）项目类生态环境档案的著录信息源主要依据项目的核心要素、内容及形式特征等。 8.2被著录档案本身信息不足时建筑管理，可参考其他有关的档案资料

9. 1. 1案卷题名

“的”+文种。 示例： 生态环境部、XX有限公司关于审查XX项目环境影响报告书的请示、评审意见、会议纪要、批复

件原文的，应当在备注项中说明。 示例： 国家核安金局关于颁发XX有限公司 全设备制造许可讯

9. 1.4 机构名称

机构名称著录机关单位的内设机构名称，如：办公室、法规处、综合处等。

9. 1. 5 文件编号

9.1.5.1文件编号是文件材料在制发过程中由制发机关、团体或个人编写的文件材料序号，如发文字 号、技术鉴定证书编号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等，应当照原文著录。 9.1.5.2著录文件编号应当齐全完整，不得省略。如发文字号包括机关代字、年度、顺序号。 9.1.5.3文件材料上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号；若需著录多个文件编号，中间用 ；”号隔开。 9.1.5.4图纸类材料，其图号可视为文件编号，予以著录。但当图号作为档号的一部分时，文件编号 项可省略。

稿本为生态环境文件材料的文稿、文本和版 高本项依实际情况著录为草、定、手 、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等。

文种应当著录文件种类的名称，依据实际情况著录为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通 、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书、协议书、任务书、起诉书、判决 录、大事记等。

9.3利用控制与保管期限项

文件材料的保密程度等级，国家秘密分为“绝密”“机密”“秘密”三种，工作秘密照实著录。一般 按文件材料形成时所定密级著录，对于已变更密级的，应当著录新的密级。没有密级或已解密的文件材 料，此项不需著录。

文件材料标明保密期限的，如“3个月”“2年”“10年”“20年”等，应当照实著录。没有标 限的，此项不需著录。已变更密级的，按新的保密期限著录。

9. 3. 3 公开属性

公开属性应当著录信息源的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的，宜在备注项中注

控制标识是对著录信息源的开放审核意见的标识。控制标识应照实著录。受控的，宜在备注项中注 明受控依据。

9. 3. 5 保管期限

按照文件材料归档时所定的保管期限著录，对已变更的，应当著录新的保管期限。文书档案的保管 期限分为“永久”“30年”“10年”三种；科技、专门等其他类别的生态环境档案，按照各自有关规定， 著录其相应的保管期限。

9. 4. 1一般要求

按照GB/T7408的规定，公元纪年的年、月、日三要素用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年， 第5～6位表示月，第7～8位表示日，不足位数用“0”补齐，应当省略年、月、日三字，在表示年、 月、日的数字之间不应采用符号相隔。 示例： 2020年6月5日著录为“20200605

9.4.2.1一般情况下，文书著录发文日期；决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、章 程等著录通过日期或发布日期；条约、合同、协议著录签署日期；技术评审证书、技术鉴定证书、转让 产品证书著录通过日期；获奖证书、发明证书、专利证书著录颁发日期；科研试验报告著录制发日期： 专著、论文著录发表日期；竣工图著录绘制日期；生态环境工程、设备的图纸著录设计日期；原始试验 记录、生态环境监测数据、测定检验数据报告等著录记录日期；统计报表、计划著录编制日期。 9.4.2.2未标明形成日期的文件材料，应当根据其内容、形式、载体特征等考证出形成日期，并在备 注项中说明“日期系考证”；或著录文件材料上的其他日期（如收文日期、审核日期、印发日期等），并 在备注项中说明。

9.4.2.3文件材料的形成日期年、月、日不清，考证无结果，且又无其他日期的，用“0”替代。 示例1： 2018年5月×日，著录为“20180500” 示例2： ××××年×月×日，著录为“00000000" 9.4.2.4文件材料的形成日期记载有误的，应当著录正确的日期，并在备注项中说明“原日期记载有 误”。

9.5载体类型及形态项

9.5. 1 载体类型

档案的载体类型一般分为纸质、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸质为载体的档案一般不子 著录，其他载体类型应当据实著录；当生态环境档案的正文为纸质载体，附件为其他载体时，应当同时 著录，并用“+”连接。 示例： 纸质+光盘

9.5.2总页数（页数）

总页数应当著录整卷档案的实有页数，案卷封面、卷内备考表、卷内文件目录的页数不得计算在 文应当著录卷内单件文件的实有页数，或著录以“件”为单位整理的档案每件的页数。

薯录每卷档案中的实有件数。

载体数量用阿拉伯数字记录。

著录档案物质形态的统计单位，如：“册”“盒”“盘”“米”等。

著录档案物质形态的统计单位，如：“册”“盒”“盘”“米”等

著录档案载体的尺寸及型号等。一件档案有多种载体规格时，应当同时著录，并用“+”连接。 示例1： 35mm（表示胶片长度） 示例2： A4+A3

著录各个项目申需要解释和补充的事项，如9.1.2.7、 个项目需备注时，依各项目顺序著录， 项目以外需要解释和补充的事项列在最后。

9.7标准编号及有关记载项

著录国际、国内的标准书（刊）号和有特殊意义的记载事项，如出版物的国际标准书号（ISB 隹文件的UDC编号、科研成果的获奖等级等，

著录对案卷或文件材料内容的简介，应当力求反映其主题内容或重要数据（包括技术参数等）， 般不超过200字。

依据HJ/T7有关规定著录。

衣据HJ/T7有关规定著录。

国家标准9.9.2档案馆（室）代号

著录档案馆（室）的代号，无相应代号可不著录。

9.9.3.1档号为档案在整理过程中被赋予的代号。如以“卷”为单位整理的，则档号一般包括全宗号、 目录号（分类号或项目代号）、案卷号、件号；如以“件”为单位整理的，则档号一般包括全宗号、档 案门类代码、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号。档号中各组成部分间用“”连接 9.9.3.2全宗号为国家综合档案馆赋予立档单位的编号，一般为4位。如果尚未被赋予全宗号，著录 此项时应当留出空位。 9.9.3.3目录号是全宗内案卷所属目录的代码，一般为3位阿拉伯数字；分类号依据HJ/T7著录；项 目代号根据项目实际情况著录。 9.9.3.4案卷号为每一卷档案的流水编号，一般为4位阿拉伯数字。 9.9.3.5件号为案卷内每一件文件材料的流水编号，一般为3位阿拉伯数字；或为以“件”为单位整 理的档案每一件流水编号，一般为4位阿拉伯数字。 9.9.3.6档案门类代码由档案门类名称的2位汉语拼音首字母组成，如文书档案用“WS”标识。 9.9.3.7机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归 档文件未按照机构（问题）分类的，应当省略机构（问题）代码。 9.9.3.8保管期限代码，保管期限分为永久、定期30年、定期10年三种，分别用“Y”“D30”“D10 标识。

档案馆（室）管理电子档案的一组符号代码。

档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号

bs标准9.9.6主题词或关键词

9.9.6.1主题词是揭示档案主题内容的规范词，依据GB/T3860进行标引；关键词是在标引和检索中 取自文件题名或正文中，用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。 9.9.6.2以单件文件材料为著录对象时，一般著录2至5个主题词或关键词，以案卷和项目为著录对 象时，著录主题词或关键词的数量可适当增加。 9.9.6.3主题词或关键词著录时，一个主题词或关键词内不得空格，各主题词或关键词之间空一格，