HJ 8.1-2022  生态环境档案管理规范 科学研究

案卷号（案卷排列顺序） 项目号（根据科研项目的代字或代号确定） 分类号（分类方案设定的类别代号） 目录号（案卷所属目录代码） 全宗号

6.3.4卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷卷内单面书写的文件 材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面 全左下角编号，负号均从1开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可 不再重新编写页号，应逐件在每份文件的首贞上方空白处加盖档号章。卷内文件目录、卷内 备考表不编写页号

6.3.5案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷题名应简明、准确地反映 卷内文件材料内容资料范本，主要包括科研项目名称或代字、阶段名称、文件类型名称等，体式一致， 文字简练，使用简称应通用易懂，并用可以永久保存的方式书写或打印，字迹要工整清晰。 案卷封面格式参见附录D中的图D.1

6.3.6按规定的格式填写案卷及卷内文件目录，卷内文件目录应排列在卷内文件首页之前

卷内文件题名不应随意更改或简化，没有题名的应拟写题名；有题名但无实质内容的也应拟 写补充完善；没有责任者及时间的文件要进行考证。档案著录参照HJ9有关规定执行。案卷 目录格式参见附录D中的图D.2，卷内目录格式参见附录D中的图D.3。 6.3.7有关文件材料的情况说明应逐项填写在卷内备考表内，规范填写立卷人、检查人的姓 名及时间。备考表应置卷尾，备考表格式参见附录D中的图D.4。 6.3.8卷内文件材料应去除易锈蚀、易氢化的金属或塑料装订用品，对破损的文件材料应按

装裱要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。 6.3.9案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖 档号章，装订方法参见DAT69。卷内不同尺寸的文件材料应在不影响日后使用效果的前提下 折叠为统一幅面，图纸折叠方法参见GB/T10609.3。 6.3.10纸质照片底片、照片、说明应齐全，底片与照片影像应一致。在对反映同一内容的 若干张纸质照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整 理，照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，图像（影像）清晰、完整。照片的文字说 明应综合应用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该组（张）照片所 反映的主要内容。照片整理参照GB/T11821有关规定。 6.3.11录像带整理应简要说明该片的主要内容（片名）、语别、制式、放映时长、规格、摄 录者、摄录时间、密级等，录音带整理应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、语别、录 制长度、摄录时间、密级等。录像带和录音带的整理参照DA/T15有关规定执行。

6.4.1电子文件应参照纸质文件的整理方式，在拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、 命名、存储等整理活动。可按照分类方案建立多层级文件信息包集中存储，文件信息包应包 含电子文件及过程信息、结构信息、背景信息等元数据。电子文件的整理参照GB/T18894有 关规定执行

关规定执行。 6.4.2电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制 的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名，在单台计算机中经 办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子 文件可采用数字摄录设备自动赋予的文件名。 6.4.3科研项目负责人或指定专人在电子文件整理过程中应对电子文件及元数据真实性、完 整性、可用性和安全性进行检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其

的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名，在单台计算机中经 办公、绘图类等应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件命名；声像类电子 文件可采用数字摄录设备自动赋予的文件名

6.4.3科研项目负责人或指定专人在电子文件整理过程中应对电子文件及元数据真实性、完

6.4.3科研项目负责人或指定专人在电子文件整理过程中应对电子文件及元数据真实性、完 整性、可用性和安全性进行检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其 他载体文件内容是否一致等。

寸的内容和EXIF信息进行修改和处理。数码照片的整理参照DA/T50有关规定执行。 6.4.5音像电子文件在保证真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等 方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器申，经过系统整理、著录后归档。音像 电子文件的整理参照DA/T78有关规定执行。

7.1.1科研项目结题验收或中止后应当在2个月内完成所有文件材料的

7.1.1科研项目结题验收或中止后应当在2个月内完成所有文件材料的归档工作

7.1.2研究周期长的科研项目可按科研项目工作阶段分期归档

7.1.2研究周期长的科研项目可按科研项目工作阶段分期归档。

7.1.3由若干个子课题（任务）组成的重大科研项目，应当在一个子课题（任务）结束后： 立即组织归档

1份，重要的、使用频繁的和有专门需要的可适

7.3.1归档文件收集整理完毕后，科研项目负责人或指定专人应按要求填写档案移交清单， 经档案部门审核验收、清点无误后，办理归档移交手续，档案移交清单永久保存。生态环境 科学研究案卷移交清单格式参见附录E。

件可仅以电子形式归档移交。不具备相关条件的单位，应将具有重要价值的电子文件同时转 换为纸质文件归档移交。归档移交的电子文件应当和纸质文件保持一致，并与相关联的纸质 档案建立检索关系。

7.3.3电子文件的归档移交可采用在线或离

包含符合要求的电子档案及其元数据。采取离线方式移交时，应将带有归档标识的电子文件 烤贝至耐久性好的存储介质上，存储介质应设置成禁止写入状态，存储介质的选择依次为光 盘、磁带、硬磁盘等。移交时由档案部门进行检验，参照GB/T18894填写《电子文件移交登 记表》，检验合格后，办理手续。

8.1档案的保管与统计

8.1.1档案库房应符合防盗、防火、防潮、防水、防尘、防高温、防紫外线照射、防有害生 物（霉、虫、鼠）的要求，并配备相应的设施设备。档案部门应建立档案库房管理制度，加 强日常库房管理。

强日常库房管理。 3.1.2入库档案可采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架，依次排放。磁带、磁 盘和光盘等载体应使用专用装具竖立存放或平放，避免挤压，远离磁场，温湿度参照DA/T78 的规定执行。

3.1.2入库档案可采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架，依次排放。磁带、磁 盘和光盘等载体应使用专用装具竖立存放或平放，避免挤压，远离磁场，温湿度参照DA/T78 的规定执行。 3.1.3定期对库存档案进行全面检查，及时修复破损、变质的纸质档案。定期对离线存储介 质进行检测，光盘参数不满足DA/T38规定或硬磁盘等出现异常情况时，应立即实施原载体 和离线备份载体转换或更新，建立管理台账并归档保存。 8.1.4在计算机软件系统、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，应将电子档案迁移到新的系 统或进行格式转换，保证其真实、完整并在新环境中完全兼容。

8.1.5可利用数字化工具积极开展传统载体档案数字化工作。纸质档案数字化参照DA/T31 规定执行，录音录像档案数字化参照DA/T62规定执行。 3.1.6电子档案应实行备份制度，作防写处理，重要的、使用频繁的电子档案应异地异质备 份。 8.1.7档案部门应当建立档案统计制度，根据本单位实际管理需要对档案构成情况、质量情 况、鉴定情况及工作条件等进行统计，统计内容准确，历次统计结果保持连续性；并按要求 完成上级主管部门下达的档案统计上报工作，

8.2档案保管期满的处置

8.2.1各单位档案部门应当按照国家有关规定对保管期满的科研档案进行鉴定（以下简称鉴 定）。鉴定应当由档案部门牵头，组织有关部门或人员共同进行。经鉴定仍需继续保存的档案 应当重新划定保管期限，确无保存价值的应当按照有关规定进行销毁处置。 8.2.2鉴定须成立鉴定工作小组，并由鉴定工作小组负责完成档案鉴定任务。鉴定工作小组 由单位主管科研工作的负责人或总工程师、科研管理人员、科研人员和档案人员组成。 8.2.3鉴定工作结束后，鉴定工作小组编写鉴定工作报告。经鉴定销毁的档案应按照要求编 制档案销毁清册，报请单位负责人批准后，同时报上级主管部门备案。鉴定工作报告和档案 销毁清册由档案部门永久存档备查。生态环境科学研究档案销毁清册格式参见附录F。 3.2.4销毁工作由档案部门在指定场所组织进行，并与相关业务部门共同派员监销。监销人 在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案 销毁清册上签名或盖章。未履行鉴定和审批手续的严禁销毁。 3.2.5电子档案和档案数字复制件需要销毁的，在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确 保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制 件的元数据，电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定、销毁活动。

2.1档案部门应建立健全档案借阅利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同 的利用权限、范围和审批程序。利用档案应当按规定履行相应的程序，并进行登记，记录利 用情况和效果。一般以数字副本代替档案原件提供利用，档案原件原则上不带出档案室。

9.2借阅、复制档案必须履行档案借阅归还手续，利用者应遵守利用制度，妥善保护档案， 及时归档。未经许可，不得任意抄录档案内容和复制档案材料。 9.3档案部门应采取多种形式，在符合知识产权保护要求的条件下，促进信息共享， 9.4档案部门应积极开发档案信息资源，并根据工作实际需要，对现有档案信息资源进行综 合加工和深度开发，为生态环境保护工作提供服务

附录A （规范性附录） 生态环境科学研究文件材料归档范围

表A.1生态环境科学研究文件材料归档范压

附录B （资料性附录） 生态环境科学研究文件材料积累袋（盒）封面格式

xxxxx（单位名称） 文件材料积累袋(盒)

附录C （资料性附录） 实验记录本格式

实验记录本格式见图C.1~C.3。

实验记录本使用注意事项 1．本记录本专供实验记录之用，不得记载其他无关事项。 2．本记录本务须妥善保管，不得遗失或转借他人。 3．凡写错作废的张页，均不得撕毁，项目完成后统一归档，如因工作变动 应将记录本留项目组内存查。 4．一律用永久书写工具书写，字迹要清晰整洁。

注：根据科研工作的需要表内横线可印成明线或暗线

案卷编且式样见图D.1~D.4。

图D.1案卷封面式样

石油标准图D.2案卷目录式样

图D.3卷内目录式样

图D.4卷内备考表式样

附录E （资料性附录） 生态环境科学研究案卷移交清单格式

生态环境科学研究案卷移交清

归档部门： 移交人： 接收部门： 接收人：

抽样标准附录F （资料性附录） 生态环境科学研究档案销毁清册格式

生态环境科学研究 档案销毁清册

生态环境科学研究档案销毁清册