表2ERM定位能力表

表3ERM工作规划能力表

GB/T 39755.1—2021表5（续）序号能力要求ERMO文件管控职能域的关键业务岗位宜包括但不限于：a)ERM文件管理与控制的业务主管岗位；b)形成阶段的ERM岗位，负责ER形成办理阶段的收集、分类和访问控制；3c)归档阶段ERM岗位，负责ER归档处理业务；d)ER档案阶段的管理岗位，负责ER归档后的整理、编目、检查、保存、备份、统计、鉴定处置、数据迁移、格式转换、移交和安全防护等业务e)ER审计跟踪岗位，负责对ER业务进行跟踪和质量检查ERMO信息服务职能域的关键业务岗位宜包括但不限于：服务规程制定岗位，负责制定ER信息服务的制度、程序和要求等；b)用户关系管理岗位，负责对使用ER的人员信息进行采集、管理、处理和分析；ER检索服务岗位，负责编制ER的检索目录，提供检索服务工具；d)ER信息发布岗位，负责ER信息的发布与推送等业务；ER资源开发岗位，负责ER信息资源的分析与开发，提供增值服务ERMO技术实现职能域的关键业务岗位宜包括但不限于：IT架构岗位，负责架构ERM相关软硬件基础设施、数据库的设计与部署；5b)系统建设岗位，负责ERM相关系统的设计、开发、实施和数据批量处理等业务；c)运行维护岗位，负责ERM相关系统的运行维护、数据备份与恢复，以及系统的可靠运行；d)安全管理岗位，负责保障ERM软硬件设施和电子文件库的安全表6队伍建设能力表序号能力要求1应明确各类承担ERM关键岗位的人员上岗资质和能力要求2应确定本部门的技术人员与管理人员的配备计划及各专业岗位人员的能力要求3宜建立个人技术档案，对ERM从业人员进行有效管理、技术培训和提供再教育机会应将ERM专业技术人才职务、职称晋升纳人机构员工职务、职称晋升体系6.2.3制度管理在开展ERM活动中，应根据国家和行业相关政策制度和标准规范，制定和实施适合本机构的管理电子文件的制度，构建制度文件库，并对其进行维护。制度体系构建能力要求见表7，制度管控能力要求见表8，制度实施能力要求见表9。表7制度体系构建能力表序号能力要求应按照国家和行业ERM相关的法律法规、政策制度和标准规范，建立管理电子文件的制度体系和标准规范，形成开展ERM工作的制度文件库6

GB/T 39755.1—2021表10（续）序号能力要求ERMO应建立机构内部面向ERM各个岗位的业务跟踪与间责制度ERMO应建立和实施对机构ERM相关岗位人员的质量检查和绩效考核制度体系，制定考核办法和评价5标准ERMO应基于系统开展人员管理，将ERM专业的工作体系和考核制度纳人系统建设功能范围表 11过程控制能力表序号能力要求应建立ERMO四大职能域中各项业务工作的执行、跟踪、审查、控制和反馈的运行管理制度，宜形成管理体系文件运行管理制度的建立应满足但不限于：a)管理的目标应符合机构ERM的战略规划和支持业务发展的整体要求管材标准，建立ERMO内部协同、相互制2约和相互支持的工作机制；b)监管的业务应覆盖机构ERMO四大职能域的各项事务活动过程；c)控制的对象应覆盖机构内部电子文件和管理电子文件所需要的IT基础设施、系统软件和岗位人员等管理体系文件宜包括但不限于：a)管理手册，包括机构管理电子文件的政策、方针、制度、定位、目标、组织、岗位、业务框架、信息服务规程、技术系统架构等内容；3b)程序文件，包括四大职能域各关键业务过程的要求、实施方法、工作程序等；c)操作规程，包括电子文件捕获、整理、分类、鉴定、封装、迁移、转换、信息开发、成果发布，以及电子文件系统配置和系统建设与实施等重要业务过程的操作规范和实施指南等；d)记录文件，包括ERMO各业务过程形成的凭证性文件的模板和内容要求等ERMO应制定管理体系执行的工作计划、实施方案、风险防范和安全保障措施，宜定期开展内部审核和管理评审活动表12治理改进能力表序号能力要求应依据国家和行业的政策、制度和标准规范，制定ERM评估检查和治理改进的工作计划2应按照工作计划建立评估检查和治理改进的管理体制和实施方法应针对机构信息化环境的进化、电子文件数量的变化、人员能力的提升，适时调整机构管理电子文件的目3标、定位和能力要求6.3文件管控能力6.3.1ERM业务架构ERMO及其人员应基于国家相关政策制度和科学管理方法以及机构的电子文件管理要求，对电子文件全程管理的业务框架进行顶层设计，明确电子文件管理的指导思想、质量方针、管理目标和运行方式。ERM规划能力要求见表13，ERM范围确定能力要求见表14，ER分类设计能力要求见表15，ER元数据设计能力要求见表16。8

表13ERM规划能力表

表13ERM规划能力表

表14ERM范围确定能力表

表15ER分类设计能力表

表16ER元数据设计能力表

6.3.2ER资源管理

ERMO文件管控 几构内部各部门电子文件的产生数量、 变化趋势、存储状况和利用服务等需求，制定机构管 理电子文件的资源计划，进行资源组织、资源质量和 库藏档案管理等业务。ER资源规划能力要求见表17.ER资源组织能力要求见表18.ER质量控制能 力要求见表19.ER数量管理能力要求见表20

表17ER资源规划能力

表18ER资源组织能力表

表19ER质量控制能力表

表20ER数量管理能力表

6.3.3ERM业务开展

ERMO及其人员应基于ERMS，开展电子文件的形成与办理、捕获与登记、整理与归档、保管与维 护、迁移与转换、鉴定与处置等工作。ER形成与办理能力要求见表21，ER捕获与登记能力要求见表 22，ER整理与归档能力要求见表23，ER保管与维护能力要求见表24，ER迁移与转换能力要求见表 25.ER鉴定与处置能力要求见表26。

表21ER形成与办理能力表

表22ER捕获与登记能力表

表23ER整理与归档能力表

表24ER保管与维护能力表

表25ER迁移与转换能力表

表26ER鉴定与处置能力表

6.4.1信息服务规程

ERMO应制定信息服务制度和 构的信息服务内容和方式，提高服务质量。信息 服务制度化能力要求见表27.信息服务程序化能力要求见表28

表27信息服务制度化能力表

表28信息服务程序化能力表

6.4.2信息服务用户管理

ERMO信息服务部门人员应获 、用户访问授权和用户需求。用户 信息管理能力要求见表29.用户访问授权能

表29用户信息管理能力表

表30用户访问授权能力表

GB/T 39755.1—2021表30（续）序号能力要求用户授权应包括但不限于以下内容：a)系统功能访问权限；3b)电子文件实体对象访问权限；c)元数据访向权限；d)系统运行日志访问权限表31用户需求获取能力表序号能力要求应制定研究用户需求的工作计划、执行措施和监督机制2应依据国家和行业的法律法规、政策制度和标准规范，通过多种方式采集电子文件用户的行为信息3应采用科学合理的研究方法对用户需求和信息行为进行研究，构建用户满意度模型4应建立用户需求信息管理数据库，分析用户需求，为利用服务及电子文件资源归档管理提供辅助决策5应对用户的侵权行为进行跟踪，依据相关法律法规做出处理应根据设施环境和用户需求的变化，对工作计划和研究内容进行适用性的调整和更新6.4.3信息服务业务开展ERMO及其人员应针对电子文件信息资源的访问控制特性，基于机构信息化基础设施、系统环境，依据信息服务规程，面向信息服务用户的需求和问题，通过信息服务人员的知识和技能，开发信息产品，提供信息服务等业务活动。ER访问控制能力要求见表32，ER信息开发能力要求见表33，ER检索服务能力要求见表34，ER信息发布能力要求见表35，ER数据分析能力要求见表36。表32ER访问控制能力表序号能力要求应依据国家、行业和机构的ERM法规、政策和标准，制定电子文件信息访问控制和利用的规定和办法，明确电子文件信息开放和控制使用的原则、程序和方法；建立符合国家保密规定和知识产权管理要求的电子文件信息存取、访间、利用、开放和公布的实施细则2应明确公开和受控电子文件管理的原则、措施和利用范围3对于受控的电子文件，应明确其使用时间和收回机制应明确开放的电子文件、编研成果、信息开发产品等的发布途径5应对电子文件鉴定和处置业务进行跟踪和审计，及时调整电子文件利用和访间控制的规定和办法6应基于系统配置制定电子文件访问与控制的原则、规定和流程，并根据需要进行调整和更新15

表33ER信息开发能力表

表34ER检索服务能力表

表35ER信息发布能力表

表36ER数据分析能力表

业务开展的技术系统框架体系。其中，总体框架设计能力要求见表37，应用架构设计能力要求见38，数 据架构设计能力要求见表39，技术架构设计能力要求见表40，运维及治理架构设计能力要求见表41。

表37总体框架设计能力表

工业标准6.5.2ERM系统建设

员搭建一个能够基于系统开展各项职能： 动的网络化工作环境。ERM系统建设方案能力要求见表 2，ERM应用系统建设能力要求见表43，电子文件库建设能力要求见表44，ERM应用支撑平台建设能 力见表45ERM系统建设过程管理能力见表46

表42ERM系统建设方案能力表

表43ERM应用系统建设能力表

GB/T 39755.1—2021表43（续）序号能力要求2各应用子系统应基于应用支撑平台进行统一开发部署应具有灵活的系统配置及管理功能。系统宜包括但不限于以下功能：a)系统数据库结构的定义与配置；b)系统支持各项业务自动执行的策略配置；c)系统功能与流程的定义与配置；3d)电子文件组织、分类、存储的配置e)电子文件元数据的定义与配置；f)系统操作界面的定义与配置；g)系统用户及权限管理与配置4应满足性能、接口等非功能性要求应具有安全保障能力，包括但不限于：a)系统及其用户的身份认证；b)系统功能的授权访间；c)业务过程的审计跟踪；d)电子档案数字签名和数据加密；e)电子文件的打印、下载和内容信息的访间控制；f)符合GB/T25070GB/T18894，GB/T29194中的相关规定ERMO及其人员宜具备对电子文件和电子档案的内容、元数据、关联文件进行结构化和非结构的大数据处理、数据建模、数据呈现的能力表44电子文件库建设能力表序号能力要求1应根据数据架构设计建设电子文件库管理系统应明确电子文件库的存储内容，至少包括电子文件相关的目录数据、全文数据、元数据、多媒体数据、文件封2装数据、管理过程数据、标准规范数据和系统维护数据等3应依据机构ERM工作规划和信息化环境，确定电子文件资源的存储保管方式电子文件库应接收不同业务部门形成的符合本单位文件管理制度规范及标准的不同种类、不同格式的电子4文件电子文件库的分类、组织与存储应严格按照保存计划对电子文件数据进行长期保存管理工程技术，系统应提供存储5规则的制定、存储路径的设置、存储方式的选择等功能应制定电子文件持续保存的计划、策略、方法和工具，通过系统实现自动处置或在必要时由系统提醒文件保6管员进行人工参与下的例行检查和保存处理应确定电子文件数据交换、迁移和同步的策略、机制和方法。建立同一存储区域内不同电子文件数据库之7间的信息一致性和同步解决方案，以及不同存储区域内同类或不同类电子文件数据库之间的信息一致性和同步解决方案，保持同一份文件的信息内容一致性应建立电子文件标准格式数据库系统，对电子文件库中技术格式不符合要求的电子文件进行格式转换或升8级，确保电子文件处于格式持续有效和信息可读的状态20

GB/T 39755.1—2021表44（续）序号能力要求应具有对数据库进行检测的功能。通过数据库检测功能，管理人员根据具体情况对不同的数据库进行定期9或不定期的数据检测10应确定电子文件存储、访问等系统性能11应制定电子文件库的备份与恢复方案应建立访问电子文件库的可视化管理工具，对各数据库占用的存储空间、增长速度、访问频率和使用者等进12 行监控和查看，及时获取电子文件数据库的状态信息13应对电子文件的存储载体，如磁盘、磁带、光盘等实施统一规范管理应具有电子文件库的安全保障能力。电子文件库的部署应基于安全、可靠、稳定的存储设施，保障电子文件14不被非法访问、算改、窃取、损坏或删除等（具体要求应按照GB/T22239、GB/T18894、GB/T29194的要求实施）应建立电子文件元数据及其内容数据分析方案，宜制定语义分析、质量分析、大数据仓库构建，以及开展数15据挖掘、数据可视化展现和辅助决策等功能的管理方案表45ERM应用支撑平台建设能力表序号能力要求应搭建满足ERM需求的基础软、硬件应用支撑平台。依据机构内部不同网络环境下ERM的业务模式、文1件数量规模和文件信息安全访问等要求，根据ERM的技术架构、数据架构、应用架构和当前的IT基础设施情况，搭建ERMS建设所需要使用的IT基础软、硬件应用支撑平台2应按照机构ERM的业务要求，确定系统建设模式，部署系统相关功能3应建立满足应用支撑平台运行和维护的系统数据库宜实现与ERM相关的一些专用工具的集成，包括但不限于四性检测、OCR全文检索、报表生成和OFD服务组件等宜具备不同系统间业务协同、数据交换与共享的服务功能应建立系统的安全保障体系，从应用系统实现角度确保系统运行和使用的安全，包括身份认证、权限管理、6审计跟踪、数字签名、信息加密、摘要算法、数字水印等（电子文件服务平台建设的安全要求应遵从GB/T25070,GB/T18894、GB/T29194中的规定)表46系统建设过程管理能力表序号能力要求应明确系统建设的目标和范围2应明确系统设计开发原则3应明确系统建设工期要求4应明确系统建设内容要求应明确系统建设各阶段的任务及成果形式6应明确系统测试与评估的要求21

GB/T 39755.1—2021表46（续）序号能力要求7应明确质量保证和风险规避要求8应明确建设过程文档、安装介质及源代码等的交付方式和要求9应明确系统培训的相关要求10应明确系统运行维护、升级和治理的相关要求6.5.3系统运维与治理ERMO的IT部门人员应对IT基础设施、支撑平台、应用系统等进行维护、技术支持、治理改造。运行维护能力要求见表47，技术支持能力要求见表48，治理改进能力要求见表49。表47运行维护能力表序号能力要求1应明确运行维护（简称运维）目标2应建立ERMS运维工作的组织机构，明确运维组织的职责3应根据运维需求，确定运维模式，宜采取自主维护、部分外包、完全外包等方式应分析运维的具体需求，制定运维方案。宜宜包括但不限于：a)运维服务对象和内容；b)运维服务流程；4c)运维服务制度规范；d)运维服务交付物；e)应急预案5应制定运维服务过程管理方案6应明确运维服务能力包含的要素，应符合GB/T28827.1规定7应制定运维服务交付方案，应符合GB/T28827.2规定8应制定运维应急响应方案，应符合GB/T28827.3规定9应制定运维业务的治理和改进方案表48技术支持能力表序号能力要求1应建立面向电子文件系统使用者进行技术支持和服务响应的技术支持服务体系2应具有主动发现问题、提供用户反馈渠道的方案3应根据技术、业务发展及用户反馈情况提出系统的调整改进方案表49治理改进能力表序号能力要求1应按照GB/T34960.1的规定建立完善和迭代ERM系统的IT治理体系、模型、框架2应具有防范风险、发现风险、应对风险、规避风险的能力3应具有ERM的IT服务的治理、改进和执行能力22