6.3.2.4ERM业务开展能力指标

表8ERM业务开展能力评估指标及其释义

GB/T39755.2—20216.3.3信息服务能力模块6.3.3.1评估性指标框架信息服务能力模块的评估性指标框架见图5，信息服务能力信息服务规程信息服务用户管理信息服务业务开展信息服务制度化信息服务程序化用户信息管理用户访间投权用户需求获取访间控制信息开发检索服务信数据分析息发布图5信息服务能力指标框架6.3.3.2信息服务规程能力指标应从信息服务制度和信息服务程序等方面对机构的信息服务制度化和程序化能力进行评估。指标及释义见表9，能力要求见GB/T39755.1—2021的6.4.1。表9信息服务规程能力评估指标及其释义序号指标名称指标释义ERMO及其人员具备按照国家和行业相关的政策制度和标准规范，结合本机构电子文信息服务制度化件利用的特点，制定信息服务制度的能力，用于固化和约束ERMO提供信息服务的行为ERMO及其人员具备在掌握国家和行业的政策制度和标准规范基础上 矿产标准，按照本机构的信息服务制度，基于所拥有的技术设施、文件资源和系统环境，分析用户需求，制定指信息服务程序化南性和程序性文件的能力，用于指导和规范ERMO信息服务部门开展文件信息产品开发和提供文件信息服务工作6.3.3.3信息服务用户管理能力指标信息服务用户管理能力评估，应从用户信息管理、用户访问授权、用户需求获取等方面对机构的信息服务用户管理能力进行评估。指标及释义见表10，能力要求见GB/T39755.1一2021的6.4.2。9

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表10信息服务用户管理能力评估指标及其释义

6.3.3.4信息服务业务开展能力指标

应从ER访问控制、信息开发、检索服务、信息发布和数据分析等方面对机构的信息服务业务开展 能力进行评估。指标及释义见表11.能力要求见GB/T39755.1一2021的6.4.3

表11信息服务业务开展能力评估指标及其释义

6.3.4技术实现能力模块

6.3.4.1评估性指标框架

技术实现能力模块的评估性指标框架见图6

6.3.4.3ERM系统建设能力指标

ERM系统建设能力评估，应从ERM系统建设方案设计、ERM应用系统建设、电子文件库建 M应用支撑平台建设、系统建设过程管理等方面对机构的ERM系统建设能力进行评估。指标及 见表13，能力要求见GB/T39755.1一2021的6.5.2。

表13ERM系统建设方案设计能力评估指标及其释义

3.4.4系统运维与治理

系统运维与治理能力评估，从运行维 、治理改进等方面对机构的ERM系统运维与治 理能力进行评估。指标及释义见表14，

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缺陷、风险和隐患，提出升级和改进的措施和方法，促进电子文件管理能力的提高和目标的实现。具体 应符合以下相关要求： a）机构开展电子文件自评估可选择合适的方式进行，评估结果作为电子文件持续改进的参考依 据。评估组织宜由机构ERMO牵头成立内部评估工作组，按照本部分规定的评估内容和方 法，开展自我评价或交叉评估活动，必要时可聘请外部评估专家共同参与自评估工作； b 自评估结果宜作为检查评估和认可评估的基础工作和机构进行ERM业务治理、持续改进和 人员教育培训的参考依据

电子文件管理的上级或行业主管部门为规范管理行为和提升管理能力，按照国家有关法规政策和 示准规范，对电子文件管理组织的能力进行定期、不定期的监督、检查。具体应符合以下相关要求： a）评估活动的开展宜成立一个评估小组，成员宜由上级主管或行业主管部门的相关人员组成； b）评估小组按照本部分的规定，审查被评机构的相关材料、自评报告，召开会议、进行现场评估、 出具整改问题报告和评审结果。必要时可以聘请外部相关领域的评估专家，共同组成评估工 作组对机构的电子文件管理能力进行评估，属于第二方评估，评估内容可以是覆盖本部分的全 部范围也可以针对较为薄弱的环节进行评估； C 上级主管部门或行业主管机构宜委托第三方独立的具有专业测评资质的评估机构进行检查 评估。

认证评估是由第三方评估机构，按照国家有关法规政策和标准规范，对机构ERM能力进行评估的 项能力认可的评估活动。具体应符合以下基本原则： a 机构在考虑认证评估时，宜根据自身需要，选择是否申请进行ERM能力的认证评估； b 开展认证评估的第三方评估机构，应具有国家主管部门颁发的评估资质； C） 经过评估审定，评估机构将评估报告、被评机构的自评报告及其他相关材料，提交给认证授权 部门，被评机构可以依此获得电子文件管理能力资质认证证书，向社会公告

机构开展ERM能力评估，宜采用定量和定性相结合的方法进行等级评估。定量方法宜通过设 大分值法，按照机构ERM发展状况进行权重和分值的合理设置，依次计算电子文件管理的各项 各个模块和总项的实际得分，并最终判定机构ERM的能力等级，参见附录A。

7.3.1评估相关主体的关系

ERM能力评估参与者通常包括ERMO、ERM主管部门或行业管理者、第三方评估机构和国家

GB/T39755.2—2021权的监管机构。宜基于本部分相关要求，各参与方在进行督导评估和认证评估过程中建立相互协作的工作关系，参见图7。请求评估和认可ERM主管部门电子文件管理组织行业管理者获得ERM认可能力评估监督管理机构自评估委托评估评估机构委托评估管理手段评估依据电子文件能力要求体系相关标准图7电子文件管理能力评估相关主体间的关系图7.3.2ERMOERMO是机构ERM能力评估的责任者主体，是被评估的对象，其主要职责包括但不限于：a）为机构开展电子文件管理能力评估活动提供必要的场所、经费、资料、人员以及其他相关资源，对提交的信息真实性负责；b）支持评估小组现场检查、召开会议及访谈，不得弄虚作假、干扰评估专家意见和影响评估结论；c）应掌握本部分规范要求，通过持续性评估不断识别面临的风险，以评促建，提升自身电子文件管理能力。7.3.3ERM主管部门ERM主管部门应及时了解国家电子文件管理的政策制度、标准规范和行业发展态势，熟悉并掌握电子文件管理能力体系相关标准规范，具备指导、检查、督促、宣传和贯彻ERM能力评估的能力，积极推动行业或地区电子文件管理能力评估工作的实施7.3.4评估机构评估机构是经过资质认定或能力认可的认证机构，具备开展电子文件管理能力评估的能力。评估机构的职责和要求应包括但不限于：a)按照电子文件管理能力体系相关标准开展评估认证工作；b)为受理评估对象提供公开透明的客户服务窗口和申请评估通道；c)建立管理制度，规范评估过程，确保评估结论客观、公正、科学；d)真实、完整和系统性地保存评估过程的各项记录和文件，确保评估信息可追溯；e)分析和统计评估过程中遇到的典型问题，为国家电子文件管理主管部门或评估监督管理机构提供辅助决策信息，以调整评估，维护和改进评估标准体系；f)建立客户评级信息资源库；g)严格管理好本机构人员、聘用的评估专家。不得泄露评估小组人员名单，不得接受贿赂，违背或歪曲客观事实出具评估意见；14

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殊情况处理原则，收集委托方信息和相关资料，初步建立客户评级信息资源库！

实、专家集中讨论、交互评估信息等方式形成评估判断结论， 被评机构要临时组建评估管理与实施团队，按计划进度、保证评估小组开展的部门座谈、小组专题 防谈、个别访谈、调阅档案或文件等活动正常进行。 评估小组由评估专家组成，接照评估方案和计划，分别对被评机构在电子文件管理的组织运作、文 牛管控、信息服务、技术实现四个能力模块进行评估，评估指标评分标准参见附录B。 现场会议前需要给评估专家提供被评机构的相关材料和评估信息打分表，提出评估要求 评估会议在被评机构现场进行。会议程序应包括但不限于： a 被评机构自我介绍； b 评估专家审阅程序文件和过程记录等相关材料； 评估专家实地考察、质询、核实； d） 评估专家讨论； e） 评估专家独立打分，完成评估信息采集： f) 评估专家拟定各自的评价意见； g） 评估小组综合分析； h） 综合评估，初步确定被评机构的能力等级和整改建议

基础进行能力等级的评判，评估程序主要包括： 汇总与核对评估专家信息采集表数据。按四个模块分别进行，将评估专家的打分表汇总，检查 最低层各指标的实际得分（X；）是否满足打分的标准要求，分值是否清晰可辨。有问题则需要 征询对应的评估专家意见，保证数据的准确性； b）计算指标级的实得分值。按照公式（A.1），将全部评估专家对最低层指标的打分进行加权平 均，计算得出其上一级指标的实际得分； 计算子准则层、准则层、模块级的实际得分，判定模块级能力等级。将指标级的实得分按照公 式（A.2）进行三次逐级线性累加，获得各模块的实得分值R（U1）、R（U2）、R（U3）和R（U4）， 按照表A.12和表A.13评定各个模块的能力等级； d）计算总目标层的实得分值R（U），判定目标级能力等级。将模块级的实得分按照公式（A.3) 行加权平均，获得总目标层的实得分R（U），按照表A.15综合评级评定组织管理电子文件的 能力等级。

评估小组根据现场会议评估的结果，完成评估报告的撰写，拟定被评机构的电子文件管理能力等 级、整改建议。 评估报告内容主要包括但不限于： a）评估目的； b）被评机构概况；

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c） 评估方案； d 评估计划； e） 评估信息采集； f) 评估信息综合分析； 存在问题描述； 评估结论； i 综合评级； j） 整改建议。 评估小组形成的评估报告，应经评估机构的相关责任人进行技术审查和质量把关，签字、盖章、生效 后提交给被评机构。 评估开展活动中存在的非主观因素导致的局限性、欠缺性，应以附注的方式说明。 认证评估报告格式见C.2，自评估和检查评估可参照使用

评估活动结束后，需要进行的后处理类型包括： a）自评估后处理：评估组织要提出具体整改措施、整改期限和整改目标，追踪最后的整改结果，将 其形成正式文件并归档保存； b 第二方督导评估后处理：主管部门或行业管理者形成的评估组织，负责将最终评估报告提交给 被评机构，责成整改，督促实施，并限时检查整改成效，将相关文件和被评机构提交的整改实施 报告整理归档。被评机构接到评估报告后，按照自评估后处理方法实施整改，并将整改情况上 报给主管部门或行业管理者，将相关文件整理归档； C 第三方认证评估后处理：提交最终评估报告和认证证书给被评机构，检查合同或协议的履约情 况，费用支付情况，判定是否可以结束评估活动。另外，评估机构还需要按照文件管理要求，做 好归档、建库、保密等工作

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A.1.1评估专家信用权重

评估专家信用权重系数A专家；在0至1间动态取值，与专家j对第i个模块（其中i的取值为1， 4)的熟悉程度成正比。评估专家信用权重系数的选取见表A.1。

表A.1评估专家信用权重系数对应表

A.1.2模块级权重设置

表A.2能力模块参考权重表

A.1.3.1组织运作指标权重，针对组织运作能力总目标，其对应不同准则层指标

1.3.1组织运作指标权重，针对组织运作能力总目标，其对应不同准则层指标权重见表A.3

3组织运作能力模块不同准则层指标参考权重

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4文件管控能力模块不同准则层指标参考权重

5信息服务能力模块不同准则层指标参考权重

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A.1.3.4技术实现指标权重，针对技术实现能力的总目标，其对应不同准则层指标权

技术实现指标权重，针对技术实现能力的总目标，其对应不同准则层指标权重见表A.6。

表A.6技术实现能力不同准则层指标参考权重

A.2.1模块分值设置

ERM能力评估的标度设计采用量化的总分制，四个模块总分值合计最大为1000分。按照A.1 算出各模块对应的最大分值如表A.7所示

表A.7模块分值表（基准）

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A.2.2指标分值设置

客模块下的准则层 指标分值

组织运作能力指标分值

表A.9文件控制能力指标分值表（基准）

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表A.10信息服务能力分值表（基准）

表A.11技术实现能力指标分值表（基准）

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考虑评估专家信用权重系数，对多个评估专家当前层次指标评价信息线性加权后，可获得各项指 应的最终评分，见公式（A.1）

R(X,)=(ZA,X,)/ZA

R(X,)=(ZA,X,)/ZA

指标个数的变量； ·7 一评估专家个数的变量； m 评估专家最大个数，㎡取值应为奇数，如3、5或7； A； 代表评估专家对第i个指标的权重； X， 评估专家对指标i讠的打分值； R（X）一一针对第i个指标综合评估的实际得分值。 评估结果是将每个底层指标分别评估的打分值与专家信用权重相乘，再除以专家信用权重和，同时 对上一级指标求和，可得到上一级指标的评价值，重复操作，直至达到顶层指标，即获得每个模块在准则 层每项指标的综合评估结果，用R（Ui）来表示模块i在准则层第i个指标的综合得分。 注：A.2评估分值的设置已经考虑了指标的权重，因此公式（A.1)中只考虑了专家信用权重

A.3.2模块级分项分值计算

按照公式（A.1)评估模型公式，对每个模块从低到高 即可获伟 四个模块分别的综合评分，见公式（A.2）

R(Ui) =ZR(Uij) ..(A.2

模块数的变量，取值范围1～4； m 一第i个模块对应准则层指标的最大个数，不同模块在准则层的指标个数不同； R（Ui）—第i个模块准则层第j个指标的综合得分值； R(Ui) 对模块i的综合评估结果

示例：组织运作能力模块，i 1，772 R(UI) = R(U1I) + R(U12) + R(U13) + R(U14) + R(U)

R(U11)+R(U12)+R(U13)+R(U14)+R(U15)

A.3.3目标级总项分值

将A.3.2中所获得的四个模块分项综合评分，继续 我性加权计算，可获得电子文件管理能力总 目标层的最终评估结果。计算方法见公式（A.3）

(j)=P(X,)R(Ui)

R(j)=P(X,)R(Ui)

本部分采用定量方法对电子文件管理能力综 通过量化计算，可获得各模块的综合评估结 果R（U1）、R（U2）、R（U3）、R（U4)和总目标层评分R（U）。但由于线性加权法会因为分值综合加权， 平衡掉一些重要信息，影响最终级别判定。 因此最终评级还需要考虑关键项的情况。

.4.2模块等级判定准则

电子文件管理能力等级划分L1、L2、L3、L4四个级别，各个级别判定标准见表A.12，每个模块获得 每个等级的判定条件应同时满足模块总分、关键指标项两项要求，任何一项要求不符合均不能判定为相 应的等级

表A.12模块等级判定准则（参考）

按照各模块分值权重和表A.12的判定准则，可确定四个模块实际得分的等级范围，见表A.13

按照各模块分值权重和表A.12的判定准则，可确定四个模块实际得分的等级范围，见表A.13

GB/T 39755.2—2021表A.13各模块等级判定标准（参考）模块名称模块最大等级评定分值范围（分）总分权重(变量）分值L4L3L2L1组织运作20%200≥180160~180140~160120~140(U1)文件管控30%300≥270240~ 270210~240180~210(U2)1 000信息服务20%200≥180160~180140~160120~140(U3)技术实现30%300≥270240~270210~240180~210(U4)各模块所有关键项分值比例≥90%≥80%≥70%≥60%A.4.3目标级综合判定标准组织管理电子文件的能力等级综合评级是在四个模块的能力等级的基础上，按照公式（A.3)进步进行综合评价而得出的结果，分为L1、L2、L3、L4四个等级。表A.14为四个模块对目标等级评级的贡献率，它反映了各模块分值对目标等级评级中不同等级的影响因子，或者说目标等级评定对各模块能力等级的依赖程度。表A.14各模块对目标等级的贡献率P（Xj）参考取值模块名称目标等级组织运作文件管控信息服务技术实现L4级20 %20%30%30%L3级25%25%25%25%L2级30%30%20%20%L1级40 %35%10 %15%按照公式（A.1)和公式（A.2），可以计算得到电子文件管理能力等级综合得分值R（U），按照综合得分值和关键指标项的达标等级判定组织管理电子文件的最终目标等级，能力级别的判定标准见表A.15的示例标准。在综合得分值满足目标等级规定的分值范围内，若各模块等级组合中出现了低于该级别的情况，则低级别模块的关键指标的分值应达到的目标评定级的分值要求。注：若目标等级评级为L2，总得分为850分，U1、U2、U3、U4模块的等级评级分别为L1、L2、L3、L4，则对应模块U3的各项关键指标项的分值应达到L2级规定该项最大分值的80%以上，25

GB/T 39755.2—2021表A.15电子文件管理能力评级的标准（以总分为1000分为例）各模块等级可能组合总分综合综合得分值(分评级范围（分）组织运作文件管控信息服务技术实现关键指标项要求(U1)(U2)(U3)(U4)等级为L3的关键指标L4≥900L3,L4L3,L4L3,L4L3,L4项达最大分值的90%以上等级为L2的关键指标1000L3800~900L2、L3、L4L2、L3、L4L2、L3、L4L2、L3、L4项达最大分值的80%以上等级为L1的关键项分L2700~800L1,L2、L3L1,L2L1、L2、L3L1,L2值达70%以上L1600~700L1,L2L1,L2L1L126

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表B.1～表B.4中给出了用于评价 个组织电子文件管理能力的各项综合指标和参考评分标准，表中 分评价指标赋予了关键项属性，分别对应于L4、L3、L2、L1四个等级。表B.1～表B.4中的关键项 等级应重点考察的评估指标项，其实际得分值将直接影响模块级和目标级的评级结果

表B.1组织运作能力域参考评分表

镀锌板标准GB/T39755.2—2021

表B.2文件管控能力域参考评分表

GB/T39755.22021

GB/T39755.22021

表B.3信息服务能力域参考评分表

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GB/T39755.2—2021

国家标准表B.4技术实现能力域参考评分表

GB/T39755.22021