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5PDM系统电子文件归档

5.1归档范围与保管期限

园林养护管理5. 2. 1. 1 归档电子文件一般以每份文件为一件。 5. 2. 1.2 正文、附件为一件；来文与复文一般独立成件。 5.2.1.3 同一文件编号的同一版本二维图、三维图和审签文档为一件 5.2.1.4 同一文件编号的同一版本原始格式和转换格式为一件。 5.2.1.5 同一文件编号的不同版本独立成件。 5.2.1.6 同一文件编号的同一版本的不同语种版本一般独立成件。 5.2.1.7 同一文件编号的更改文件一般独立成件。 5.2.1.8 同一文件编号的不同版本的软件源码和执行码一般独立成件。

2.2件内电子文件排序

5.2.2.1件内文件排序时正文在前附件在后

5.2.2.2同一文件编号的二维图、 维图和审签文档按照审签文档、三维图、二维图排序， 5.2.2.3同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、转换格式排序

5. 2. 3系统显示名

5.2.3.1系统显示名一般应与PDM系统命名保持一致。 5.2.3.2PDM系统命名不规范的，可在归档时由电子档案管理系统采用“文件编号十正题名”的格式 重新命名。

5.2.4计算机文件名

2.4.1电子档案管理系统内电子档案计算机文件名应具有唯一性。 2.4.2计算机文件名一般采用“唯一性代码十系统显示名”格式命名。 2.4.3唯一性代码可采用“哈希值十日期时间”或“随机码十日期时间”格式。“随机码”由计算机 随机生成，一般为32位。

5.3.1.1在软硬件条件具备的前提下，PDM系统电子文件归档应选择在线归档方式，通过PDM系统 和电子档案管理系统归档接口实现，否则可以采用线下归档方式。 5.3.1.2归档接口通常包括但不限于以下两种：WebService归档接口和中间库归档接口。 5.3.1.3WebService归档接口原理示意图见图2。

5.3.1.4中间库归档接口原理示意图见图3

5.3.1.4中间库归档接口原理示意图见图3

图2WebService归档接口原理示意图

5. 3. 2归档时间

图3中间库归档接口原理示意图

5.3.2.1PDM系统电子文件归档可选择实时归档和定期归档。 5.3.2.2实时归档是指在电子文件发布的同时即启动归档程序，实现PDM系统向电子档案管理系统 即时归档。 5.3.2.3定期归档是指根据本单位具体情况选择定期（每周、每月、每年等）、产品定型或重大节点完成 后1年内归档

5.3.3.1电子文件归档格式

电子文件归档格式要求如下： a）PDM系统电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用 等性能，能够支持格式转换。 b）文本类电子文件一般采用符合规定的版式文件格式，根据需要可同时保存原始格式。 c）二维图样、三维数模电子文件应按以下要求归档： 二维图样文件以原始格式和符合规定的版式文件格式同时归档： 三维数模文件以原始格式和STEP、PDF/E等中性格式同时归档， d）PDM系统结构化数据库应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档： 以XML、ET、XLS、DBF等任意一种格式归档； 一参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。 e）如果采用原始格式和中性格式同时归档保存，电子档案管理系统应对二者建立关联

5.3.3.2元数据归档格式

PDM系统形成的各类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式。按照GB/T18894一2016 中8.4和DA/T48一2009的要求，结合本单位接口开发技术路线，元数据可采用XML、ET、DBF等 格式。

.3.3.3电子文件格式

电子文件格式转换要求如下：

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a）电子文件格式转换时间的优先级分别为文件发布时、归档前、归档过程中； b）电子文件格式转换工具优先选择电子文件编制软件自带转换功能，并以此为基础开发批量转 换工具。批量转换工具的可靠性应经过评审，确认满足本单位生产运营场景需求。

5.3.4.2归档前应由业务部门人员对归档电子文件质量进行检查，确认是否满足归档要求。 5.3.4.3归档电子文件的格式不符合归档要求，可在生成信息包前进行转换，确保转换前后内容一致。 5.3.4.4归档信息包以件为单位生成，包内包含归档电子文件全文和元数据文件，参见附录C。 5.3.4.5电子文件归档后PDM系统电子文件如发生更改或作废，应将新版文件或作废说明文件另行 .确保归档电子文件状态与PDM系统一致

应制定分类方案对PDM系统电子档案进行分类

5.3.6.1立卷规则

5.3. 6.2排序规则

档案部门应参照如下规则，结合本单位实际制定卷内电子档案排序规则： a）卷内文件一般按事由结合时间排列； b 如同一卷内有若干事由，按事由结束时间先后排列； C 同一事由的电子档案应集中排列； d 同一事由内的电子档案按形成时间先后顺序排列 e）技术报告、图样文件等有严格编号结构的电子档案按编号（文件编号、图号等）顺序排列。

档案部门应遵守GB/T11822的规定，一般按照“全宗号十分类号十案卷顺序号十卷内序号” 定编号规则

电子文件捕获完整后，由业务部门人员按照内置分类方案、组卷和排序规则，补充分类号和档号 之后提交归档。

5.3.9.1电子档案管理系统应对电子文 进行检测，位测柔参允附求E。 5.3.9.2对于检测合格的电子文件，电子档案管理系统应能够正确解析归档信息包，将元数据、电子文 件实体、各类关联关系按照约定规则写人。 5.3.9.3对于检测不合格的电子文件，电子档案管理系统应向PDM系统发送拒收原因报告。 5.3.9.4检测报告一般在电子档案管理系统结构化存储，作为业务实体元数据保存，支持查阅， 5.3.9.5成功接收后，电子档案管理系统应对电子档案进行登记，同时向PDM系统发送接收成功 信息。

5.4.1PDM系统的归档接口功能

PDM系统的归档接口功能如下： a）归档前将待归档电子文件及其元数据以件为单位进行捕获，形成归档信息包； b）应能够嵌入分类方案和组卷方案，业务部门人员可根据电子文件内容选择生成类号和档号 将归档信息包传输至指定位置，传输过程中归档信息包中信息不丢失、不被非法更改； d）接收归档信息包接收方的反馈消息，包括归档成功消息与失败消息，以及失败故障代码； e 对归档成功的电子文件进行已归档标记，以防止重复归档，归档标记能取消，并在人工干预下 重新归档； f 应能够将升版、作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统，确保PDM系统电子文件 与电子档案管理系统电子档案状态保持一致： g） 应能够提取零部件装配关系，以及其他数据对象之间的关联关系，并以文件实体关系元数据形 式传递至电子档案管理系统； h 应具有归档控制功能模块，记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态，并能够实现按照归档 电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询； 应具有扩展功能，支持新增文件类型在线归档

5.4.2电子档案管理系统接口功能

电子档案管理系统接口功能如下： a）向PDM系统发送归档信息包存储位置信息； D 接收业务系统传递来的信息包，并正确解析； 对PDM系统提交归档的电子文件及其元数据的“四性”进行检测，检测不合格不能接收，并反 馈相应不合格的检测结果及不合格原因； d） 将解析后的电子文件及其元数据存储在指定位置； e 应能够正确解析升版、作废等电子文件变化信息，并接定规则与对应电子档案关联； 应能够正确解析零部件上下级关系，以及其他数据对象之间的关联关系，并按约定规则与对应 电子档案关联； g 向PDM系统发送电子文件归档成功或失败消息，以及失败故障代码； h 在归档信息包接收、解析和数据存储等过程中，信息不丢失、不被非法更改； 应具有接收控制功能模块，记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态，并能够实现按照归档 电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询； 1 应具有扩展功能，支持新增文件类型在线归档，

5.4.3归档接口建设管理要求

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归档接口建设管理要求如下： a）归档接口宜与业务系统同设计、同开发、同测试和同实施，未开发归档接口的业务系统应及时 通过二次开发实现； 归档接口开发时应进行充分测试，并经专家评审，以确认功能要求达到设计目标要求； C 归档接口投入运行后，应安排专人对接口运行情况进行持续跟踪，发现同题及时处置： d）PDM系统和电子档案管理系统更新应充分论证对归档接口功能的影响，确保归档接口能够正 常运行； e 将接口应急处置方案纳人PDM系统和电子档案管理系统的应急预案，在PDM系统和电子档 案管理系统因升级 动应急响应

6. 1. 1 编目

应根据本单位业务需要，接照GB/T11822的规定形成案卷目录、卷内目录和案卷文件目录。

1.2.1档案部门应对整理成果进行“四性”检测，检查整理工作质量，检测方案参见附录E。 1.2.2如检测未通过，应根据检测结论，重新进行 亍整理，直至检测通过

5.1.2.2如检测未通过，应根据检测结论，重新进行整理，直至检测通过

”检测通过的电子档案，由电子档案管理系统自动

6.1.4.1入库后，若要对电子档案管理系统中电子档案元数据进行修改，应在线提交申请，并 门批准同意后方可修改。 6.1.4.2修改完成后，重新提交"四性”检测

6.2. 1 在线存储

6.2.1.2在线存储方式应能适应大容量电子档案存储需要，随着数据存储容量增加不应影响电子档案 管理系统访问、运行性能。 6.2.1.3在线存储容量应至少满足3年增量需求，避免电子文件归档因存储容量不足而中断， 6.2.1.4电子档案管理系统应依据分类规则和年度在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集 中有序地存储电子档案。 6.2.1.5电子档案管理系统应在元数据中自动记录电子档案在线存储路径，方便在线查阅、下载。 6.2.1.6建议每天实施增量备份.至少一个月全备份一次.有条件的单位可实施双机热备

6. 2. 2离线存储

6.2.2.1应对电子档案进行以 低电子档 案长期保存风险。 6.2.2.2电子档案离线存储结构及其说明参见附录F。 6.2.2.3电子档案离线存储介质至少应制作3套。 6.2.2.4不同套别的存储载体应分开保存，有条件的单位应将1套置于300km以上、不在同一流域 的地点保存，或不同的建筑物内保存。 6.2.2.5离线存储载体管理应按照DA/T15、DA/T38、DA/T74、DA/T75的要求进行

6.3.1应采取科学措施对存储载体进行管控，避免存储载体损坏，并防止未经授权的访问， 6.3.2电子档案管理系统应当能够跟踪到保管期间对电子档案的相关操作，无论是合法操作还是非法 操作，应在日志中进行记录。 5.3.3档案部门应每年对电子档案的可读取性进行评估，形成评估报告；如存在因软硬件或其他技术 升级、变动出现电子档案不可读取的风险，应对电子档案进行迁移或转换。 6.3.4电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案删除的格式转换。 6.3.5因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存 诸介质的转换。 5.3.6支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主 要系统硬件、基础软件等设备升级时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的迁移。 6.3.7电子档案管理系统更换时，应实施电子档案及其元数据的迁移。 5.3.8电子档案迁移或转换前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性评估和保 管成本评估等，并保证迁移或转换过程可控，防止迁移过程中电子文件信息丢失、被非法篡改。 6.3.9在确信转换或迁移活动成功实施后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进 行销毁或继续留存的处置，

6.3.1应采取科学措施对存储载体进行管控，避免存储载体损坏，并防止未经授权的访问， 6.3.2电子档案管理系统应当能够跟踪到保管期间对电子档案的相关操作，无论是合法操作还是非法 操作，应在日志中进行记录。 6.3.3档案部门应每年对电子档案的可读取性进行评估，形成评估报告；如存在因软硬件或其他技术 升级恋动山现由子越安云可福

6.4.1电子档案管理系统应通过有效的智能检索、组合检索、全文检索、主题导航和基于产品层级结构 的树形导航等功能，方便用户查询、浏览电子档案。 6.4.2检索结果呈现应包括必要的元数据、电子全文和关联关系。 5.4.3档案部门应制定详细的电子档案利用权限规定，利用权限应在电子档案管理系统中实现，并经 过确认。超权限利用时应进行审批，并保证利用过程中电子档案不被非法篡改， 6.4.4电子档案可根据授权通过电子档案管理系统在线或离线提供利用，但不管何种利用方式均应通 过日志或其他方式记录利用过程，记录信息包括利用者、利用方式、档号、文件编号、文件名、利用时间 等。利用过程应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存

电子档案统计应按照GB/T18894—2016的要求

6.6.1应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定，鉴定方法可根据本单位管理要求进行。 6.6.2到期鉴定后对电子档案进行处置，包括销毁、续存和移交

5.6.1应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定，鉴定方法可根据本单位管

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6.6.3电子档案的销毁应先登记、编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将电子档案进行物理 删除。 6.6.4物理删除时至少两人监督，销毁清单及记录需打印成纸质档案保存。涉密电子档案的销毁应当 按照国家保密法律法规的规定处理，

电子档案的销毁应先登记、编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将电子档案进行物理 物理删除时至少两人监督，销毁清单及记录需打印成纸质档案保存。涉密电子档案的销毁应当 保密法律法规的规定处理

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PDM系统电子档案增设元数据见表A.1～表A.

附录A （资料性） PDM系统电子档案元数据

表A.1文件实体元数据

表A.2机构人员实体元数据

PDM系统电子文件归档范围和保管期限表见表B.1表B.7.

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PDM系统电子文件归档范围和保管期限表

表B.1项目管理类电子文件归档范围和保管期

表B.2设计类电子文件归档范围和保管期限表

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B.2设计类电子文件归档范围和保管期限表（

表B.3试验类电子文件归档范围和保管期限表

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表B.4制造类电子文件归档范围和保管期限表

路基标准规范范本DA/T 88—2021

.6市场与销售类电子文件归档范围和保管期限

表B.7供应商类电子文件归档范围和保管期限表

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供应商类电子文件归档范围和保管期限表（续

附录C （资料性） PDM系统电子文件归档元数据示例

医院标准规范范本DA/T 882021

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