做好预立卷工作。 5.4.2在合同段交工验收前，按项目法人（建设单位）规定的整理标准完成项目监理文件的收集、整理、 自检及整改完善工作。 5.4.3负责对实施监理的施工合同段形成的项目文件和项目档案，进行完整性、准确性、系统性、有效 和性规范性审查。 5.4.4在合同段交工验收后，及时向项目法人（建设单位）提交符合要求的监理档案归档，并协助项目 法人（建设单位）做好项目档案质量审核工作。 5.4.5在项目试运行期（缺陷责任期），继续收集归档所形成的项目文件（含电子文件），确保项目峻工 档案完整、准确、可用、安全。

实行总承包制的港口建设项目， 建设单位）的合同约定以及相关 助实施项目档案业务工作，接受项目法人 的监督和管理，并对其负责。

5.6外包服务单位职责

港口建设项目文件按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件的形成单位或部门负责收集；各 位建立健全项目文件日常收集归档制度和预立卷制度。

6.2.1反映港口建设项目建设管理全过程的具有查考、利用价值的各种载体、门类的文件都须收集归档 具体按《港口建设项目文件归档范围及保管期限》（见附录C）实施。 6.2.2音频、视频、图片文件收集须结合港口项目建设和管理的过程和重点风电场标准规范范本，重点加强对于项目原始地 貌、重大会议活动、隐蔽工程、重要部位、关键节点和工序、质量问题、缺陷修复、重大事故等内容的 收集。

5.3.1项目文件（含电子文件）按港口建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同段单位（分部、分项） 工程施工工序文件的自然形成过程，分门别类，结合项目进度同步及时收集。 6.3.2项目电子文件与对纸质文件同步形成、同步收集，特殊载体文件在形成后10个工作日内及时收 集归档。 6.3.3项目参建各单位在合同段（项目）交（竣）工之前完成各自负责的项目文件（含电子文件）的收

6.4.1项目纸质文件收集质量要求

6.4.2项目电子文件收集质量要求

6.4.3项目电子文件元数据收集要求

6.4.3.1元数据与电子文件一并收集、归档，包括内容元数据、背景元数据和过程元数据

7.3.1立项审批类文件根据审批事项的内在联系，按照事由结合时间顺序分别整理组卷。 7.3.2设计审批类文件按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。 7.3.3工程准备类文件按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷，工程管理类文件按问题并结合时 间分别整理组卷。

7.3.4施工记录类文件的组卷

7.3.4.1各合同段施工管理文件以合同段为单位，按工作程序并结合问题分别集中整理组卷。 7.3.4.2原材料质保文件及报验单，试验检测文件等如属共用的，可按单位工程集中整理组卷，报验单 及附件的原件归入合同段内首个单位（分部、分项）工程，其它单位工程只需归入报验单复印件（附件 可不再重复归档）。 7.3.4.3各项施工原始记录文件除各单位、分部、分项工程质量检验表及汇总文件可按合同段集中整理 组卷外，其余文件均按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷。监理 平行检验文件并入对应检验批报验单后，作为附件组卷。 7.3.4.4设备文件按专业及用途分别整理组卷。 .3.5竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷；设计变更文件以合同段为单位，按照变更文 件编号依次整理组卷。

7.3.6监理文件的组

7.3.6.1根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、工程质量控制文件、计划进度 控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷。 7.3.6.2独立抽检的文件按单位工程分别进行整理组卷。

7.3.7工程试运行及峻工验收文件按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理 组卷。 7.3.8招投标及合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷。 7.3.9计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间分别整理组卷。 7.3.10单份文件的组合为：审批类文件批复文件及附件与请示文件及附件各为一份；施工记录类文件 开工申请单及附件为一份，施工组织设计报审表及附件为一份，施工放样报验单和附件为一份，原材料 报验单及附件为一份，进场设备报验单及附件为一份，每种材料试验检测报告及附件为一份，工程检验 认可书和报验单检验记录表、监理抽检记录、隐蔽工程验收记录为一份，每个分项工程质量检验表为一 份，每个分部工程质量检验表为一份，每个单位工程质量检验表为一份，每次会议纪要为一份，每本监 理日记为一份，各种通知、指令、联系单按照闭合关系组成一件。 7.3.11卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。案卷的组合厚度视文 件联系紧密程度灵活掌握，原则上一般不超过30mm。 7.3.12项目电子文件组卷时，每个项目建立多级文件夹，与纸质文件在案卷层级设置上相一致，并建 立相应的标识关系。

7. 4. 1 案卷排列

档案案卷排列应以港口， 体按《港口建设项目文件归档范围和保 管期限》（见附录C）中规定的类 按案卷顺序号装入档案盒内。

7. 4. 2 卷内文件排列

7.4.2.1立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件依次排列。 7.4.2.2设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件依次排列。 7.4.2.3工程准备阶段文件按照审批及协议事项办理程序依次进行排列；工程管理文件按照问题结合时 间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标及合同文件按 专业依次排列。 7.4.2.4各合同段施工管理文件，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产 品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件，依照施工工序，按开工 批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来 文件，依次进行排列。 7.4.2.5设备文件按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排 列。 7.4.2.6施工图（完工图）及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。 7.4.2.7监理工作中产生的依据性文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全 管理文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检 验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列。 7.4.2.8试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。 7.4.2.9计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。 7.4.2.10复印件与原件一并归档的，作为一份文件，原件在前，复印件在后。 7.4.3项目电子文件在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对项目电子文件元数据、纸质文 件目录数据进行同步排序，排序结果能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。

7.5.1案卷封面和脊背的编制

7.5.1.1案卷封面主要内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号（案卷封面式 样见附录A.3）。因案卷装具分为卷盒与软卷皮两种，案卷封面有卷盒外封面和软卷皮封面两种形式。 单卷装盒的，卷盒正面及卷脊可只填写该案卷的档号；多卷装盒的，填写盒内案卷的起止卷号。 7.5.1.2案卷脊背主要内容包括保管期限、档号和案卷题名（案卷脊背式样见附录A.4），可根据需要选 择填写。

7. 5. 1. 3 编制规则

7.5.2 案卷目录的编制

7.5.3卷内文件页号的编写

7.5.4卷内文件目录的编制

7.5.4.1卷内文件目录，登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。条目以每份文件 为单位形成，其内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等 7.5.4.2卷内目录各栏目的填写 a）“序号”按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注，一份文件一个序号； b）“文件编号”填写文件的原始文号或图号，无文号或图号可空白； c）“责任者”填写文件的形成部门或主要责任者； d）“文件题名”填写卷内文件标题的全称，没有标题或标题不能说明文件内容的，自拟标题，并 加“［］”；案卷内每份独立成件的文件均逐件填写文件标题； e）“日期”指填写文件形成日期； f）“页号”填写每份文件首页上标注的页号，最后一份标注起止页号：如属已装订成册的文件， 在卷内文件目录页号中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数； g）卷内文件目录排列在卷内文件的首页之前（卷内目录式样见附录A.5)。

.5.5卷内备考表的编制

7.5.5.1卷内备考表，注明案卷组卷情况及文件份数、组卷需要说明的问题，如说明复印件归档原因和 原件存放地等，填写立卷人、检查人、立卷时间等（卷内备考表式样见附录A.6）。排列在卷内文件之 后。

7.5.5.2卷内备考表各栏目的填写

a）立卷人指本案卷的组卷人： b）检查人指负责案卷审核人员，一般为部门或项目技术负责人及监理人员； c）互见号填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

7.5.6项目电子档案编目

7.7特殊载体档案整理

7.1项目法人（建设单位）、施工单位与监理单位等指定专人同步做好港口建设项目磁带档案、 案、照片档案、光盘档案、实物档案的收集和整理。 7.2特殊载体档案反映的主要内容 开工前的原址、原貌；特殊施工的技术工艺现场情况；建筑物位移、沉降、变形及处理情况； 水工建筑物采取防冲、防淤、防渗、抗磨、防腐试验情况；水下、隐蔽、关键工程现场施工情况 建设中质量事故及处理情况；工程施工中的重要活动、重大事件

7.1项目法人（建设单位）、施工单位与监理单位等指定专人同步做好港口建设项目磁带档案、 案、照片档案、光盘档案、实物档案的收集和整理。

7.7.2特殊载体档案反映的主要内容

7.7.2特殊载体档案反映的主要内容

7.7.4光盘及实物档案以件为单位贴上标签。光盘标签上注明档号、光盘内容、编制单位、编制人、编 制日期等标识，并做相应的目录，目录内容同标签内容（光盘档案册内标签式样见附录A.10，光盘盒 封面标签图式样见附录A.11，光盘盒封底标签图式样见附录A.12，光盘盘面式样见附录A.13)。

8.1项且文件归档审查

8.1.1项目法人（建设单位）、监理单位在合同段交工、竣工前，组织对施工单位项目档案的完整性、 准确性和系统性情况进行检查与审核。 8.1.2施工单位档案质量的审查按四级进行，即编制单位自审，监理单位复审，项目法人（建设单位） 三审，工程档案验收委员会终审。 8.1.3监理单位档案质量的审查按三级进行，即编制单位自审，项目法人（建设单位）复审，工程档案 验收委员会终审。 8.1.4项目档案审查不通过，须及时整改完善，直至符合归档要求。 8.1.5凡项目档案未经审查验收或验收未通过的项目，不得办理项目竣工验收手续，不得进行工程费用 结算。 8.1.6各参建单位在合同段通过交工验收一个月内，向项目法人（建设单位）归档项目档案原件（含电 子档案）；项目电子档案按照《电子档案移交与接收办法》执行；如需复制档案，套数由项目法人（建 设单位）根据实际需要确定。（项目纸质档案案卷目录式样见附录A.7；项目电子档案移交目录式样见 附录A.17；项目电子档案移交与接收证明书式样见附录A.18）。 8.1.7属总承包制或代建制的项目，由总承包单位或代建单位负责接收所属参建单位归档的项目档案 （含电子档案）。待全部工程完工后，将已系统整理归档的项目档案（含电子档案）连同档案案卷目录 （含电子版目录）一并向项目法人（建设单位）归档。

8.2项目电子文件归档

8.2.1形成或办理部门、档案部门在归档过程中基于业务系统、电子档案管理系统完成项目电子文件及 其元数据的核查、鉴定、登记、填写项目电子文件归档登记表（项目电子文件归档登记表见附录A.16） 等主要归档程序，

其元数据的核查、鉴定、登记、填写项目电子文件归档登记表（项目电子文件归档登记表见附录A.16） 等主要归档程序。 8.2.2检查、核实项目电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等。 8.2.3对项目电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，包括： a）项目电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求： c）项目电子文件与元数据格式符合相应要求； d）以专有格式归档的，其专用软件、技术资料等齐全、完整： e）加密项目电子文件已解密； f）项目电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交； g）项目电子文件无病毒，项目电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。 8.2.4档案部门将核查、鉴定合格的项目电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采 集电子文件结构元数据，建立电子文件的有效关联，记录管理过程形成的元数据，登记归档电子文件，

按批次或归档年度填写项目电子文件归档登记表，完成项目电子文件的归档。 8.2.5基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系 统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。 8.2.6结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据，归 档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种： a）webservice归档接口； b）中间数据库归档接口； C）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

9.1港口建设项目档案管理应用系统要求

9.1.1系统结构具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。 9.1.2系统功能具备可扩展性，满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。 9.1.3系统实现具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。 9.1.4系统运行安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和 安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。 9.1.5系统依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。 9.1.6系统能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。 9.1.7系统具备对实体档案进行辅助管理的功能。 9.1.8系统具备的基本功能要求包括：接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、数据备 份、统计打印、移交输出、系统管理等，

10项目档案整理与移交

10.1.1项目法人（建设单位）对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案，对照《港口建设项 目文件归档范围及保管期限》（见附录C），进行系统化整理和排列。其中，招投标、合同及计量支付、 计划进度报表类档案可单独整理编目。 10.1.2项目法人（建设单位）对经过系统化整理排列的全部档案编制档号，并编写档案案卷目录一式 二份（含电子版）及项目档案整理情况说明。 10.1.3项目电子档案的整理以件或卷为单位整理，整理活动保持电子档案内在的有机联系，建立电子 档案与元数据的关联。 10.1.4项目档案整理情况说明内容包括：项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、 档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的 问题。

10.2.1项目法人（建设单位）在港口建设项目通过竣工验收三个月内，按有关规定向有关单位办理项 目档案移交手续。凡分期峻工的项目，在每期工程通过峻工验收后办理档案移交 10.2.2项目法人（建设单位）与业主单位、生产使用单位及其他有关单位办理项目档案移交手续，明 确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。 10.2.3凡属交通运输部审批初步设计，地理位置重要、吞吐量较大、对经济发展影响较大、并具有重 大战略作用的沿海主枢纽港口和地区性重要港口建设项目，需按交通部《交通档案进馆办法》的要求， 在工程竣工验收后3个月内移交有关档案

11项目档案保管与利用

11.1项目纸质档案保管

港口建设项目档案的保管以保护实体和便于利用为原则，配置符合保管要求的库房和装具；配备符 合“防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物、防虫”要求的防护设备和设施。

11.2项目纸质档案利用

11.2.1档案管理机构健全项目档案利用制度，对档案利用范围、利用对象、审批及手续等作出具体规 定。 11.2.2利用者查阅或复印项目档案，须经分管档案工作责任人批准，认真履行登记手续，查阅人对所 利用档案的内容安全和实体安全负责，妥善保管、及时归还。

1.2.3档案管理机构根据项 积极开发档案，编制编研材料，以满足利用需求。 密规定进行保管和利用

11.3项目电子档案保管

11.3.1为项目电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。 11.3.2项目电子档案管理系统依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别 类、集中有序地存储项目电子档案及其组件，并在元数据中自动记录项目电子档案在线存储路径。 11.3.3在线存储系统实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题及时处置。 11.3.4结合单位电子档案管理和信息化建设实际，统筹制定项目电子档案备份方案和策略，实施项目 电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理

1.4项目电子档案利用

11.4.1项目电子档案的提供利用严格遵守国家相关保密规定。 11.4.2根据工作岗位、职责等要求在项目电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。 11.4.3利用者在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载项目电子档案、项目电子档案组件及其元数 据。 11.4.4项目电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。 11.4.5对项目电子档案采用在线方式提供利用时，遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理 两方面采取严格的管理措施。

12项目档案登记与验收

港口建设项目档案登记按有关规定由项目法人（建设单位）根据项目审批和管辖情况，向主管 行项目档案管理情况的登记并报送登记表

12.2 项目档案验收

工文件材料已按有关规定编制完成；已履行项目档案登记；完成项目档案自检工作。 12.2.2申请材料 a）包括：项目档案专项验收申请；《交通建设项目档案专项验收申请表》（见附录A.15）；建设项 目档案自查报告；建设项目档案案卷目录。 b）建设项目档案自查报告内容：项目建设及档案管理概况；保证项目档案完整、准确、系统所采 取的措施；项目文件收集、整理依据的标准；项目文件的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制 情况与质量状况，案卷数量：档案在项目建设、管理、试运行中的作用：存在的间题及解决措施。

12.2.3汇报材料包括

a）项目法人（建设单位）就项目档案编制情况（项目档案自查报告）的汇报： b）施工单位就合同段施工档案编制情况的汇报； c）监理单位就合同段监理档案编制情况以及对所监理施工合同段施工档案质量审核情况的汇报。 12.2.4.时间

港口建设项目须在项目竣工验收前3个月内，完成项目档案专项验收。未经档案验收或档案验收不 合格的项目不得进行项目竣工验收

附录A （规范性附录） 港口建设项目档案常用表式和图例

图A.1竣工图章式样

图A.3给出了港口建设项目档案的案卷封面式样

图A.3案卷封面式样

图A.4给出了港口建设项且档案的案卷脊背式样

图A.4案卷脊背式样

图A.5给出了港口建设项且档案的卷内且录式样

图A.5卷内目录式样

A.6给出了港口建设项目档案的卷内备考表式样，

路桥工程表格图A.6卷内备考表式样

图A.7给出了港口建设项目档案的案卷目录式样

图A.7项目档案案卷目录式样

港口建设项目档案的照片档案册内照片目录式样

图A.8照片档案册内照片目录式样

图A.8照片档案册内照片目录式样

粉煤灰标准图A.9给出了港口建设项目档案的照片档案册内照片说明式样。

图A.9照片档案册内照片说明式样