DB21／T 1342-2021  建筑工程文件编制归档规程

4建筑工程文件归档范围

4.0.1对与工程建设有关的重要活动、 记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件， 均应收集齐全、整理立卷后归档。 4.0.2建筑工程文件的分类、整理与归档保存宜符合表4.0.2的规定，向城建档案管理机构归档的工程文 件及用表应符合本规程附录A、附录B、附录C的要求，

粉煤灰标准表4. 0.2建筑工程文件的归档范围

4.0.4建筑工程电子文件的质量要求应符合现行行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ／T117 的要求，具体归档内容可由各地城建档案管理机构确定。

5.1建筑工程文件的质量要求

5.1.1归档的纸质工程文件应为原件。 5.1.2工程文件的内容及其深度应符合国家和地方有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。 5.1.3工程文件的内容应真实、准确、系统，应与工程实际相符合。 5.1.4计算机输出文字、图件以及手工书写材料，其字迹的耐久性和耐用性应符合现行国家标准《信息与 文献纸张上书写、打印和复印字迹的耐久性和耐用性要求与测试方法》GB/T32004的规定。 5.1.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。 5.1.6工程文件申文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅 5.1.7工程文件的纸张，其耐久性和耐用性应符合现行国家标准《信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求》 GB/T24422的规定。 5.1.8所有竣工图均应加盖竣工图章（图5.1.8），并应符合下列规定： 1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日 期、监理单位、总监理工程师、监理工程师； 2竣工图章尺寸应为：50mm×80mm; 3竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处； 4所有的竣工图均由施工单位加盖“竣工图”章。

5.1.9竣工图的签字应符合下列规定：

图5.1.8竣工图章示例

废工图的签字应符合下列规定： 凡由设计单位编制的竣工图，其设计图签中应注明为竣工阶段，并由绘制人和技术负责人在 中签字。 2竣工图应由施工单位的编制人、审核人、技术负责人确认签字，监理单位的专业监理工程师

监理工程师审核签字，工图章中的签名应齐全，不得代签； 3施工单位的编制人、审核人、技术负责人应是工程备案且对应的项目人员，编制人应是相应专业 工程师或专业施工员，审核人应是项目负责人，技术负责人应是项目专业技术负责人；监理单位的监理工 程师和总监理工程师应是工程备案且对应的项目人员，监理工程师应是专业监理工程师。 4重新绘制的竣工图图标栏应有原设计单位名称和设计人员的签字，图名后加有“竣工图”字样， 图号有“竣”字样，出图应符合设计单位施工图出图用章规定，

5.1.10归档的建筑工程电子文件应采用或转换为表5.1.10所列文件格式。

表 5. 1. 10 工程电子文件归档格式表

准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定。 5.1.12归档的建筑工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。 5.1.13 归档的建筑工程电子文件的内容应与其纸质档案一致。 5.1.14 建筑工程电子文件离线归档的存储媒体，可采用移动硬盘、闪存盘、光盘、磁带等， 5.1.15存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当 设备读出数据。

5.2.1立卷应按下列流程进行： 1对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件材料； 2对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒）； 3排列所有案卷，形成案卷目录。

5.2.1立卷应按下列流程进行：

5.2.2立卷应遵循下列原则：

5. 2 立卷的流程、原则和方法

1立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的 保管和利用： 2工程文件应按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷。 并可根据工程实际情况、数量多少组成一卷或多卷； 3建筑工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷；多个单位工程共用一份的文 件可单独组卷；当同一项目中多个单位工程要求归档的文件出现重复时，其原件可归入其中一个单位工程， 其余单位工程可不归档，但应说明情况，以备互查：

同载体的文件应分别立

5.2.3立卷应采用下列方法

1工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷，需报送城建档案管理机构的，应符合本 规程附录A的要求； 2监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷，需报送城建档案管理机构的，应符 合本规程附录B的要求； 3施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷，需报送城建档案管理机构的，应符合本规 程附录C的要求； 4竣工图应按单位工程分专业进行立卷，并宜按本规程附录D的要求绘制； 5竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷，用表应符合本规程附录E的要求； 6电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应 建立相应的标识关系； 7声像文件应按建筑工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像文件应按专题立卷，建筑工程声 像档案应与工程项目档案建立相应的关联关系

5.2.4施工文件的立卷应符合下列要求：

1专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独立卷： 2室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷： 3当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时，可按建筑工程立卷。 4对于同类文件或峻工图需要立若干个案卷时，应保持案卷的唯一性和完整性。 5.2.5不同幅面的竣工图，应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）。图面应朝内，首先沿标题栏的短边方 向以W形（手风琴式）折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。竣工图的折 叠方法宜符合本规程附录D的规定， 5.2.6案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。 5.2.7案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持原状。 5.2.8建筑工程电子文件的组卷和排序可按纸质文件进行。

5.3.1文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件 不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。 5.3.2图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。片 5.3.3当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

5.4.1编制卷内文件页号应符合下列规定！

1卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始； 2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折 叠后的图纸一律在右下角，并与目录的页码相对应； 3成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码； 4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写贞号。

卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本规程附录F的规定； 2序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注； 3责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等” 代替； 4文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号； 5文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[” 符号； 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位 数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示； 7页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号； 8备注应填写需要说明的问题

5.4.3卷内备考表的编制应符合下列规定：

1卷内备考表应排列在卷内文件的尾之后，式样宜符合本规程附录F的规定； 2卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明； 3立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。 44安类封面的编制应链合下列规定

1案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本规程险 录F的规定； 2案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限 本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序； 3档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写： 4案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容； 5编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者： 6起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期： 7保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定 当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。 8以下单位归档保存的工程文件，其保管期限应符合下列规定： 1）建设单位归档保存的工程文件，保存期限应满足工程维护、修、改造、加固等使用的需要 2）监理单位归档保存的工程文件，保存期限应满足工程质量追溯的需要； 3）施工单位归档保存的工程文件，保存期限应满足工程质量保修及质量追溯的需要； 9密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密 级为本卷密级：

5.4.5编写案卷题名，应符合下列规定：

1案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋 建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时 可增加工程地址内容； 2工程名称应编写其工程的正式名称，并根据工程项目的实际情况增加时间特征、工程地址特征、 工程性质等特征，进行必要的补充说明，以完善题名构成。 3建设单位名称应编写其对外公开名称、全称或通用简称：

4案卷题名的拟定应做到唯一性，不应出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或竣工图需要立若 干个案卷时，同类文件应从楼层、部位、检验批划分等特征划分，竣工图应从起止图号划分，应保持其唯 性和完整性，便于拟写案卷题名； 5住宅小区、公用建筑、商业建筑等可以省略工程建设单位，直接以项目批准名称作为工程项目名 称； 6卷内文件概要应符合本规程表4.0.2中所列案卷内容（标题）的要求； 7外文资料的题名及主要内容应译成中文。 5.4.6案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写；式样宜符合本规程附录F的规定。 5.4.7卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。

5.5.1案卷文字材料必须装订。文字材料装订时不应破坏文件的内容，并应保持整齐、牢固， 利用。

案卷装具采用卷盒、卷夹两种形式，并应符合下列规定： 1卷盒的外表尺寸应为310mm×220mm，厚度可为20、30、40、50mm； 2卷夹的外表尺寸应为310mm×220mm，厚度一般为20～30mm； 3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

案卷应按本规程表4.0.2的类别和顺序排列 案卷目录的编制应符合下列规定： 1案卷目录式样宜符合本规程附录F的要求； 编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者； 编制日期应填写完成立卷工作的日期。

5.6.1案卷应按本规程表4.0.2的类别和顺序排列，

5. 6 案卷目录编制

6.0.1归档应符合下列规定： 1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程； 2归档的文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。 6.0.2电子文件归档应包括在线式归档和离线式归档两种方式。可根据实际情况选择其中一种或两种方式 进行归档。 6.0.3归档时间应符合下列规定： 1根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 2勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程 当案向建设单位归档。 6.0.4勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机 构的要求，对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后方可向建设单位移交。 6.0.5工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机 构保存。 6.0.6勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可 交接。 6.0.7勘察、设计、施工及监理单位需向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档

5.0.1归档应符合下列

6.0.1归档应符合下列规定： 1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程； 2归档的文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。 6.0.2电子文件归档应包括在线式归档和离线式归档两种方式。可根据实际情况选择其中一种或两种方式 进行归档。 6.0.3归档时间应符合下列规定： 1根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。 2勘察、设计单位应在任务完成后，施工、监理单位应在工程工验收前，将各自形成的有关工程 当案向建设单位归档。 6.0.4勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机 构的要求，对归档文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后方可向建设单位移交。 6.0.5工程档案的编制不得少于两套，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交当地城建档案管理机 构保存。 6.0.6勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可 交接。 6.0.7勘察、设计、施工及监理单位需向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。

6.0.3归档时间应符合下列规定

建筑工程档案的验收与移交

7.0.1建筑工程档案验收时，应查验下列主要内容： 1工程档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况； 2工程档案已整理立卷，立卷符合本规程的规定； 3竣工图的绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； 4文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续齐全； 5文件的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求； 6电子档案格式、载体等符合要求； 7建筑工程声像档案内容、质量、格式符合要求。 7.0.2列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收备案前，应向城建档案管理机构 移交一套符合规定的工程档案。 7.0.3停建、缓建建筑工程的档案，可暂由建设单位保管。 7.0.4对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工和监理单位对改变部位据实编制新的工程档 案，并应在工程竣工验收备案前向城建档案管理机构移交。 7.0.5当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字 盖章后方可交接

8建筑工程电子档案管理

8.0.1建筑工程电子档案形成单位和电子档案保管单位应采取措施，保证工程电子文件的真实性、完整性、 可用性和安全性。 8.0.2建设单位应建立电子文件流转与归档管理系统，各参建单位在系统中对电子文件的签批应采用电子 签名等手段，所载内容应真实、可靠。 8.0.3城建档案管理机构及电子档案的管理和保存单位，应具有在线和离线接收、保存及应用电子文件及 电子档案的条件。 8.0.4建筑工程电子文件的元数据、著录数据等应与建筑工程电子文件一同归档。元数据应符合现行行业 标准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定，著录数据应符合现行国家标准《城市建设档案著录 规范》GB/T50323的规定

8.0.1建筑工程电子档案形成单位和电子档案保管单位应采取措施，保证工程电子文件的真实性、完整性、 可用性和安全性。 8.0.2建设单位应建立电子文件流转与归档管理系统，各参建单位在系统中对电子文件的签批应采用电子 签名等手段，所载内容应真实、可靠。 8.0.3城建档案管理机构及电子档案的管理和保存单位，应具有在线和离线接收、保存及应用电子文件及 电子档案的条件。 8.0.4建筑工程电子文件的元数据、著录数据等应与建筑工程电子文件一同归档。元数据应符合现行行业 际准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定，著录数据应符合现行国家标准《城市建设档案著录 规范》GB/T50323的规定

附录A向城建档案馆归档的工程准备阶段文件内容和组卷表

附录A向城建档案馆归档的工程准备阶段文件内容和组卷表

A.1工程准备阶段文件内容和组卷表

A. 2工程准备阶段文件附表

建设单位法定代表人授权

滋授权我单位 （姓名）担任 工程项目 的项目负责人，对该工程项目的建设工作实施组织管理，依据国家有关法律法规及标准规范履行职责，并 对工程建设过程中和设计使用年限内的工程质量承担相应终身责任。 本授权书自授权之日起生效

建设单位项目负责人工程质量终身责任承诺书

本人受 单位（法定代表人 授 工程项目的项目负责人，对该工程项目的建设工作实施组 本人承诺严格依据国家有关法律法规及标准规范履行职责，并对工程建设过程中和设计使用年限 质量承担相应终身责任

承诺人签字： 身份证号： 注册执业资格： 注册执业证号： 签字日期： 年月日

勘察单位法定代表人授权

滋授权我单位 （姓名）担任 工程 项目的项目负责人，对该工程项目的勘察工作实施组织管理，依据国家有关法律法规及标准规范履行职责， 并对工程建设过程中和设计使用年限内因勘察工作导致的工程质量承担相应终身责任。 本授权书自授权之日起生效

授权单位（盖章）： 法定代表人（签字)： 授权日期： 年月日

勘察单位项目负责人工程质量终身责任承诺书

本人受 单位（法定代表人 ）授权， 任 工程项目的勘察项目负责人，对该工程项目的勘察工作 实施组织管理。本人承诺严格依据国家有关法律法规及标准规范履行职责，并对工程建设过程中和设计使 用年限内因勘察工作导致的工程质量承担相应终身责任

承诺人签字： 身份证号： 注册执业资格： 注册执业证号： 签字日期： 年月日

柴油质量标准设计单位法定代表人授权

磁授权我单位 （姓名）担任 不 项目的设计项目负责人，对该工程项目的设计工作实施组织管理，依据国家有关法律法规及标准规范履 职责，并对工程建设过程中和设计使用年限内因设计工作导致的工程质量承担相应终身责任。 本授权书自授权之日起生效，

授权单位（盖章）： 法定代表人（签字） 授权日期： 年月日

设计单位项目负责人工程质量终身责任承诺书

本人受 单位（法定代表人 ）授权， 担任 工程项目的设计项目负责人，对该工程项目的设计工作实施组织 管理。本人承诺严格依据国家有关法律法规及标准规范履行职责，并对工程建设过程中和设计使用年限内 因设计工作导致的工程质量承担相应终身责任

通信标准承诺人签字： 身份证号： 注册执业资格： 注册执业证号： 签字日期： 年月日