6. 4. 1 纸质文件

6.4.1.1文件应使用耐久性的材料书写、绘制，要求字迹工整、清晰，其中的图表和文字说明一律使 用国家法定计量单位和符号。文件签名应是本人手签全名或授权代表手签全名。 6.4.1.2文字、数据、图表应采用A4、A3纸，小于A4或破损的文件材料应托裱，超过A3的应按 照A3或A4尺寸折叠。不易保存的文件应复制，复制件附在原件后一并归档。 6.4.1.3文件材料应为原件。其中合同、协议、签证等文件应为正本，不得用副本或复印件；施工记 录、工程签证单、试验单、设计变更单等图表和数据应为原件；主送和抄送本单位的文件材料应存红头 文件原件，不得用复印件；养护工程材料质量证明文件应为原件，特殊原因为复印件的，应由供应商加 盖单位公章确认。 6.4.1.4文件材料不得随意修改，文字、数字、图形需要修改的，应用斜线将写错的字划去，在旁边 书写正确的字，并由修改人在旁边签名，不得使用涂改液、橡皮等其他方式。

6.4.2.1普通胶片照片应由照片、底片（向外单位收集的可以没有底片）等部分组成，彩色底片不宜久 存，对有特殊意义的应复制成黑（白）底片保存。不 6.4.2.2数码照片应采用500万像素及以上的数码相机拍摄，照片分辨率不低于1200×1600像素， 拍摄时设置“日期时间显示”功能，应采用6寸的相纸打印图像，同时应刻录在耐久性好的光盘上： 光盘附有目录，目录应填写档号、案卷题名、照片编号、照片标题（与电子文件的文件名相同）等。 6.4.2.3所有照片文件应以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明，内容要素包括事由、时间、 地点、背景等。 6.4.2.4音频和视频文件应采用数码设备获取，并保存在不可擦写的光盘内。其中音频文件应为WA 或MP3格式，视频文件应为MPEG或AVI格式。图像（声音）应清晰、解说准确，并标注拍摄（录制 内容、拍摄（录制）时间、时长等，

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7. 2. 1一般要求

7. 2. 2 案卷封面的编制

2.6档号：由三级类目组成，可用铅笔填写，其中： 一级类目：项目代号，一般由高速公路名称拼音大写首字母组成； 示例：如界阜蚌高速公路为JFB、六武高速公路为LW。 二级类目：年度，填写4位数字；V 三级类目：档案分类编号，见附录A：

7.2.3卷内目录的编制

7.2.3.7备注：填写需说明的情况。

7.2.4卷内文件页号填写

应在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角，用阿拉伯数字逐页填写，页号可使用铅笔填 写。各卷之间不连续编页号。

7.2.5卷内备考表的填写

备考表应注明卷内文件的件数、贞数及图纸、照片的张数，复印件归入档案的原因和原件的存， 及在组卷和使用过程中需要说明的问题。备考表应排列在卷内文件材料的尾页之后。

背应填写盒内案卷的起止档号，可使用铅笔填

7. 2. 7 案卷目录的编制

7.2.7.1序号：填写登录案卷的流水顺序号。 7.2.7.2档号、案卷题名、起止时间、保管期限填写方法同7.2.2。 7.2.7.3总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。 7.2.7.4备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息

7.2.7.1序号：填写登录案卷的流水顺序号。 7.2.7.2档号、案卷题名、起止时间、保管期限填写方法同7.2.2。 7.2.7.3总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。 7.2.7.4备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

7.3.1案卷装订顺序为：案卷封面→卷内目录→文件材料→备考表。 7.3.2应按照三孔一线方式进行装订，装订时应去掉金属物、塑胶、塑封等材料，案卷的组合厚度应 根据具体情况灵活掌握，一般不超过20mm。 7.3.3大于A3的图纸可不装订，应按照GB/T10609.3的要求折叠，每张图纸应加盖档号章后依次装 入档案盒。

7.4卷盒、案卷封面及各类表格的规格及制成

卷盒外表尺寸为310mm×220mm，宜采用220克以上的无酸牛皮纸板双裱压制，厚度可根据 案卷封面及卷内目录、卷内备考表、案卷目录表格尺寸为297mm×210mm，案卷封面采用150 色书写纸，其他采用70克以上白鱼书写纸

7.4.2案卷封面及卷内目录、卷内备考表、案卷目录表格尺寸为297mm×210mm，案卷封面采用150 克以上白色书写纸，其他采用70克以上自色书写纸。

7.5.1高速公路营运管理单位应根据归档周期的要求，及时组织养护日常管理文件的归档工作。 7.5.2养护工程档案在养护工程交工验收前1个月内，各参养单位应将养护工程项目文件移交至高速 公路营运管理单位归档。养护工程竣工验收后3个月内，各参养单位应将交竣工验收、缺陷责任期文 件移交至高速公路营运管理单位归档。 7.5.3高速公路营运管理单位应按照附录A的类目顺序要求，及时对各单位移交的全部案卷进行归档 7.5.4实行养护档案信息化管理的， 件同步整理、归档

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8.1档案室地面均布活荷载应不小于5KN/m，当采用密集架时，应不小于12KN/m，档案室面积、 容量按国家有关要求应符合30年的存储需要。 8.2档案室应保持干净、整洁，做好防火、防盗、防光、防尘、防蛀等工作。温湿度应符合JGJ25 GB/T18894对各类档案的保管要求。 8.3档案应定期清理核对，做到帐物相符。 8.4利用档案应办理必要的审批手续，并按规定进行登记。

9档案管理工作检查考核

高速公路营运管理单位宜每年度组织一次养护档案管理工作的检查考核，检查考核内容包括： a）是否明确档案管理部门、人员及相应职责，是否建立健全规章制度和业务标准。 2 养护档案归档内容是否符合附录A的规定，文件材料是否齐整，各项手续是否完备。 养护档案材料是否真实、准确反映实际情况。 1 养护文件整理、归档是否符合国家、行业等相关标准要求，是否采用先进技术和设备实施了信 息化管理。 e) 档案利用手续是否完备。 档案室有无专人管理，有无采取防火、防盗、防有害生物等“八防”措施，是否采取有效措施 保证档案信息安全。

高速公路营运管理单位宜每年度组织一次养护档案管理工作的检查考核，检查考核内容包括： 是否明确档案管理部门、人员及相应职责，是否建立健全规章制度和业务标准。 养护档案归档内容是否符合附录A的规定，文件材料是否齐整，各项手续是否完备。 养护档案材料是否真实、准确反映实际情况。 养护文件整理、归档是否符合国家、行业等相关标准要求，是否采用先进技术和设备实施了信 息化管理。 档案利用手续是否完备。 档案室有无专人管理，有无采取防火、防盗、防有害生物等“八防”措施，是否采取有效措施 保证档案信息安全。

附录A （规范性附录） 高速公路养护工程管理文件的收集范围

表A.1高速公路养护工程日常管理文件分类编号、基本范围及保管期限

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A.2高速公路养护工程项目管理文件收集范围

A.2高速公路养护工程项目管理文件收集范围

表A.2高速公路养护工程项目管理文件分类编号、基本范围及保管期限

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