2.2.2著录用符号使用说明

1.“一”符号占两格，在回行时不应拆开。“”和“0”左右两半各占一格，其 他符号均占一格，前后不再空格 2.如某个著录大项缺少第一个著录小项时，应将现在位于首位的小项原规定的著 录符号改为“.一”。 3.不著录的大项、小项或单元，其著录符号应连同该项目一并省略

3.1著录级别与著录详简

3.1.1依据著录对象的不同天然气标准，可将档案著录划分为工程(项目)级、案卷级、文件级 三级。 1.工程(项目)级著录是对一个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分 析、记录。 2.案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。 3.文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录

分为简要级次和详细级次。

3.1.2著录详简级次指著录的详简程

1.条目仅著录必要项目的称简要级次。 必要项目包括：正题名、文件编号、工程（项目)地址、第一责任者、时间、专业 记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。 2.条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细级次。 选择项目包括：并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与 文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。

3.2.1著录用文字必须规范化

文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字 拉伯数字。 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。

3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。 3.3.2 单份文件著录时，主要依据文头、文尾。 3.3.3 一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等 3.3.4 被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料。

4著录项目4.1著录项目划分4.1.1城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项，每大项又分若干小项。详见下表：表 4.1.1城建档案著录项目划分序号著录项目名称大项小项题名文件编号1题名与责任者工程(项目)地址责任者附件稿本2稿本与文种文种密级3密级与保管期限保管期限4时间载体类型5载体与数量数量及单位规格6专业记载附注7附注与提要提要档号档案馆代号缩微号8排检与编号存放地址号电子文档号主题词4.1.2著录小项下又可分为若干著录单元。如著录小项“题名”下，又可分为“正题名”与“并列题名”两个著录单元。4.2著录项目细则4.2.1题名与责任者项第10页，共27页

1.题名 题名又称标题、题目，是直接表达档案中心内容、形式特征的名称。 1）正题名 正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目名称和案卷封面上的题 目名称，工程(项目)级的题名指工程或项目的名称。正题名照原文著录。 2）并列题名 以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名 并著录。其前加“二”号。 3）副题名及说明题名文字 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反 映档案内容时，副题名不必著录。 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的文字说明。 副题名及说明题名文字前加“；”号。 2.文件编号 文件编号是文件制发机关、团体或个人编写的顺序号，包括发文字号、图号等 按照原文字和符号著录，其前加“：”号。对于一个工程来讲，其文件编号大致有以 下几种： 1）建设工程项目立项批准文件号 建设工程项目立项批准文件号著录计划部门或主管部门批准该工程项目正式立 项的文件编号。 2)建设工程规划许可证号 建设工程规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建设工 程规划许可证的编号。 3）建设工程用地规划许可证号 建设工程用地规划许可证号著录城市规划主管部门对该建设工程项目核发的建 设工程用地规划许可证的编号。 4)建设工程用地许可证号 建设工程用地许可证号著录城市土地主管部门对建设工程项目核发的土地使用 证编号。 5）工程设计（勘察）编号 工程设计(勘察)编号著录建筑设计(勘察)部门对该建设工程项目进行设计(勘察）

的编号。 6)建设工程施工许可证号 建设工程施工许可证号著录建设行政主管部门对该建设工程项目核发的施工许 可证编号。 7)建设工程工验收备案登记号 建设工程竣工验收备案登记号是指建设工程竣工验收后，建设单位向建设行政 主管部门报送备案材料时，建设行政主管部门赋予该工程的备案登记编号。 8)工程所在地形图号 指工程所在的1:500地形图的分幅号。 3.工程(项目）地址 工程(项目)地址指工程项目的建设地点或征地地址。本市工程著录区（县）、街道 (乡、路)、门牌号(村、队)；外地工程著录省、市(县)、街道(路)名。其前加“：”号。 案卷级和文件级著录，不必著录此项。 4.责任者 责任者指文件材料的形成单位或个人。 1）第一责任者 第一责任者是指列于首位的责任者。著录时其前加“/”号。 2）其他责任者 其他责任者是指除第一责任者以外的责任者，其前加“；”号。 3)工程(项目)级责任者著录顺序一般为：建设单位(立卷单位)、建设项目（或事由） 批准单位、项目(或事由)申请或实施单位。如建设工程(项目)责任者著录顺序为：建设 单位、立项批准单位、设计单位、施工单位、监理单位；建设工程(用地)规划管理档 案项目级责任者著录顺序为：立卷单位、申请(用地)单位、批准单位(项目批准单位和 用地批准单位）、设计单位（或被征地单位）。 4)案卷级责任者一般只著编制单位。 5.附件 是指文件正文后的附加材料，各附件题名前均冠以“+”号。

1.稿本是指档案的文、文本和版本，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定 稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、试行本、修订本、复印件等，其前加“一” 号。

2.文种是指文件种类的名称，依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、 批复、函、会议纪要、协议书、任务书、施工图、工图、鉴定书等。文种前加“：”

4.2.3密级与保管期限项

3)密级为“公开级”、“国内级”、“内部级”时，一般不必著录。 2.保管期限 1)保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期 短期三种。保管期限前加“：” 2)保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的。应著录新的保管 期限

3.对工程级著录，时间项著录工程、竣工时间或建设工程规划许可证及建设用 地规划许可证的批准时间。 4.著录时间时，年、月、日之间用“.”号相隔，如“1985年12月10日”著录 为“1985.12.10”。时间项前加“一"。

4.2.5载体与数量项

1.载体尖尘 1)载体类型项著录档案载体的物质形态特征。其前加“一”。 2)载体类型分为底图、缩微片、照片、底片、录音带、录像带、光盘、计算机磁 盘、计算机磁带、电影胶片、唱片等。根据档案实际载体类型著录，除底图外，以 纸为载体的档案一律不著录本项。 2.数量及单位 数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“张”、“卷” “袋”、“册”、“盒”等。著录时其前加“：”号。 3.规格 规格指档案载体的尺寸及型号，著录时其前加“：”号，如“一5页：16开”，“ 2张：A0”

本项作为城建档案的专业特征记载项，著录于附注项前。根据著录对象不同分 为房屋建筑工程专业记载项（含房屋建筑工程规划管理档案）、市政基础设施工程专业 记载项（含市政基础设施规划管理档案)、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规 划管理专业记载项。本项对工程(项目)级档案是必要著录项目，案卷、文件级档案可 不著录。各专业记载项之间加 1.房屋建筑工程专业记载项著录下列内容： 1)建筑面积，2)高度，3)层数，4)结构类型，5)开工时间，6)工时间，7)总用地 面积，8)总建筑面积，9)幢数，10)工程预算，11)工程决算。 2.市政基础设施工程专业记载项著录下列内容： 1)长度，2)宽度，3)高度，4)跨径，5)结构类型，6)孔数，7)级别，8)荷载，9)净 空，10)开工时间，11)竣工时间，12)总用地面积，13)总建筑面积，14)总长度，15） 工程预算，16)工程决算。 3.城市管线工程专业记载项著录下列内容： 1)长度，2)规格，3)材质，4)荷载，5)起点，6)止点，7)总长度，8)开工时间，9)

工时间，10)工程预算，11)工程决算。 4.建设工程规划管理档案专业记载项著录下列内容： 1)建筑面积，2)幢数，3)层数，4)长度，5)宽度，6)高度，7)跨度，8)荷载，9)规 格，10)级别，11)净空，12)结构类型，13)工程造价。 5.建设工程用地规划管理档案专业记载项著录下列内容： 1)征拨分类，2)用地分类，3)原土地分类，4)用地面积。

4.2.7附注与提要项

1.附注 1)附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以 外需要解释和补充的列在最后。 2)每一条附注均以“.一”分隔。如每一条附注都分段著录时，可省略该著录符 号。 2.提要 1)提要项是对档案内容的简介和评述，应力求反映其主题内容、重要数据(包括 技术参数）。 2)提要项在附注项之后另起一段空两个汉字位置著录，一般不超过200字。

4.2.8排检与编号项

5.0.1著录格式按照其表现形式可分为表格式和段落符号式。

5.0.2 表格著录格式

1.工程（项目）级条目表格著录格式 按照不同著录对象，工程(项目)级档案表格著录格式分为房屋建筑工程、市政基 础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通 用工程项目六种。 1)房屋建筑工程项目级表格著录格式(示例见附录A)： 2)市政基础设施工程项目级表格著录格式(示例见附录B)： 3)城市管线工程项目级表格著录格式(示例见附录C)： 4)建设工程规划管理档案项目级表格著录格式(示例见附录D)： 5)建设用地规划管理档案项目级表格著录格式(示例见附录E)； 6)工程(项目)级通用表格著录格式(示例见附录F)。 2.案卷级条目表格著录格式（示例见附录G)。 3.文件级条目表格著录格式（示例见附录H)

5.0.3段落符号式著录格式

段落符号式著录格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中档号、缩微号分 别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、存放地址号分别置于右上角第一、 二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著 录题名与责任者项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、 专业记载项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回 行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词，各词之间空一格。 1.工程（项目）级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号 缩微号 电子文档号 存放地址号 题名=并列题名；副题名及说明题名文字：立 项批准文号；工程规划许可证号；工程用地规 划许可证号；工程用地许可证号；工程设计 (察)编号：工程施工许可证号：竣工验收

备案登记号；地形图号：工程地址/第一责任 者；其它责任者.一密级；保管期限.一工程 开竣工日期.一载体类型：数量及单位：规格 .一专业记载.一附注 提要 主题词 2.案卷级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号 缩微号 电子文档号 存放地址号 正题名=并列题名；副题名及题名说明文字： 工程(项目)地址/编制单位.一密级：保管 期限.一案卷内文件起止时间.一载体类型： 数量及单位：规格.一附注 提要 主题词 3.文件级段落符号式条目著录格式 档号 档案馆代号 缩微号 电子文档号 存放地址号 正题名=并列题名；副题名及题名说明文字： 文件编号/第一责任者；其它责任者.一稿本： 文种.一密级：保管期限.一文件形成时间 .一载体类型：数量及单位：规格.一附注 提要 主题词 段落符号式著录条目的形式为卡片式时，卡片尺

录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录

附录A房屋建筑工程(项目)级著录单工程名称工程地点建设单位立项批准文号责立项批准单位文规划许可证号任设计单位号用地规划许可证号者勘察单位项用地许可证号监理单位施工许可证号专业记载建筑层数单项工施工高度结构开工竣工单位面积程名称(m)地下地上类型时间时间(m)总用地面积总建筑面积幢数工程造价工程结算档案状况文字图卷底图照片底片总卷数(卷)纸张(张)(张)(张)计磁带(盘)缩盘录音带录像带光盘其算微(盒)(盒)(盘)磁盘(盘)张它机片保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注第19页，共27页

附录B市政基础设施工程(项目)级著录单工程名称工程地点建设单位立项批准文号立项批准单位文规划许可证号任设计单位号用地规划许可证号者勘察单位项用地许可证号监理单位施工许可证号专记载单项工施工结构长度宽度高度跨径孔数级别荷载净空程名称单位类型(m)(m)(m)(m)总用地面积总建筑面积总长度(m)开工时间竣工时间工程造价工程结算档案状况文字图卷底图照片底片总卷数(卷)纸张(张)(张)(张)计磁带(盘)缩盘录音带录像带光盘其算微(盒)(盒)(盘)磁盘(盘)张它机片保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注第20页，共27页

附录C城市管线工程(项目)级著录单工程名称工程地点建设单位立项批准文号责立项批准单位文规划许可证号任设计单位号用地规划许可证号者监理单位项用地许可证号竣工测量单位施工许可证号专业记载单项工程名称施工单位地形图号长度(m)规格材质荷载起点止点总长度(m)开工时间竣工时间工程造价工程结算档案状况文字图卷底图照片底片总卷数(卷)纸张(张)(张)(张)计磁带(盘)缩盘录音带录像带光盘其算微(盒)(盒)(盘)磁盘(盘)张它机片保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注第21页，共27页

附录D建设工程规划管理档案项目级著录单工程名称工程地点建设单位立项批准文号责立项批准单位文规划许可证号任设计单位号用地规划许可证号者施工单位项用地许可证号地形图号专业记载建筑面积幢数长度规格高度层数宽度级别跨度净空荷载申请时间工程造价批准时间结构类型档案状况文字(页)图纸(张)光盘磁盘保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注第22页，共27页

附录E建设用地规划管理档案项目级著录单用地项目名称征地位置用地单位立项批准文号责立项批准单位文规划许可证号任被征单位号用地规划许可证号者规划批准单位项用地许可证号地形图号专业记载用地分类征拨分类原土地分类批准时间用地面积档案状况文字(页)图纸(张)光盘磁盘保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注第23页，共27页

附录F工程(项目)级通用著录单工程名称工程地点责文任号者项业记载档 案状况文字图卷底图照片底片总卷数(卷)纸张(张)(张)(张)计磁带(盘)缩录音带录像带光盘盘其算微(盒)(盒)(盘)磁盘(盘)张它机片保管期限密级进馆日期移交单位排检与编号档号缩微号存放位置起始号附注第24页，共27页

附录G工程(项目)案卷级通用著录单

附录H文件级通用著录单

1.为便于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程度不同 1)表示很严格，非这样做不可的用词： 正面词采用“必须”； 反面词采用“严禁”。 2)表示严格，在正常情况下均应这样做的用词： 正面词采用“应”； 反面词采用“不应”或“不得”。 3)表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的用词： 正面词采用“宜”； 反面词采用“不宜”。 表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。 2.条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为： “应符合…的规定”或“应按…执行”

城市建设档案著录规范

2001—03—05发布

2001—07—01实施

中华人民共和国建设部 联合发布 国家质量技术监督局

中华人民共和国国家标准 城市建设档案著录规范

GB/T 503232001

条文说明 主编部门：中华人民共和国建设部 批准部门：中华人民共和国建设部 施行日期：2001年7月1日

中国建筑资讯网 2001北京

建设部城建档案工作办公室 2001年2月

1总则 2术语、符号.. 6 3 基本规定.. 4著录项目 8 5著录格式

按照工程的建设过程，一个工程所形成的档案大致可分为四个方面： 1)工程准备阶段所形成的档案，包括工程开工前，在立项、审批、征地、勘察 设计、招投标等阶段形成的档案； 2)施工档案，指在工程施工过程中形成的文件； 3)竣工图，是真实反映建设工程施工结果的图样； 4)工验收档案，指在工程项目竣工验收活动中形成的档案。

案卷是档案的基本保管单位，它是立卷工作的成果，形式上可以分为卷 、盒等。

3.1.1城建档案著录可以分为工程(项目)级、案卷级、文件级三级。其中，工程(项 目)级著录是一个比较广泛的概念，它不仅指对一个建设工程档案的著录，还包括对 围绕一个建设工程形成的规划管理档案、土地管理档案、建筑工程管理档案、工程 勘测档案、工程设计档案等的著录，也包括对一个项目如：城建科研项目、环境保护 顶目档案的著录。总之，工程(项目)级著录是对一个工程或一个项目所形成的档案的 著录，不管这个工程、项目所形成的档案是一份、一卷，还是若干案卷。

4.2.1题名与责任者项

1.题名 工程档案一般只著录正题名。工程(项目)级著录中题名一般由建设单位+工程名 称(或责任者+事由)构成；工程地质、水文地质、市政、公用工程名称题名)一般由地 址+工程(项目)名称构成，或由建设单位+工程(项目)名称构成，必要时增加时间项； 测绘项目名称一般由年代+地址+等级+测量类型，或年代+地名+比例尺+测量类型构 成。建设单位必须写全称或标准简称。一个工程、项目的案卷的题名，其共性部分 须保持统一性。同一工程项目的不同单项工程的题名，其共性部分也应统一。 原题名含意不清或无题名的，应重新拟写题名后再著录。并加“”号。 单份文件的题名不能确切反映文件内容时，原题名照录，并根据文件内容另拟 题名附后，加“”号。无题名的单份文件，依据内容拟写题名，并加“”号。 2.文件编号 案卷级著录不必著录文件编号。 4.责任者 团体责任者必须著录全称，并且应著其对外公开名称，如“南京新联机械厂” 而非此厂代号“九二四厂”。 历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“（）”号 如“（民国）总理陵园管理委员会”。 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加“（）”号。 文件所署个人责任者为别名、笔名等时，均照原文著录，但应将其真实姓名附 后，并加“（）”号。 外国责任者，应著录各历史时期易于识别的国别简称、统一的中文姓氏译名、 姓氏原文和名的缩写，一般采用名在前，姓在后的顺序。国别、姓氏的原文和名的 缩写均加“（）”号。 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[]” 号。经考证仍无结果时，以三个“”代之。著录为“口口口”。 文件的责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“门”号 经考证仍无结果时，以三个“口”代之。著录为“口口口”。

5.附件 文件正文后有多个附件时电器标准，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+” 号。

著录时，年号应著录完整，如“1999年”，不应著录成“99”。个位数月、日前 应加“0”，如“1999年1月1日”应著录为“1999.01.01”。 历史档案应著录原纪年，将换算好的相应公元纪年附后，并加“（）”号。例如 清乾隆十年九月二十六日著录为“清乾隆10.09.26(1745.10.21)”，又如：“民国二十七 年九月十八日”著录为“民国27.9.18.（1938.09.18）”。 没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等考证 出形成时间著录，并加“”号；或著录文件上的其他时间(收文时间、审核时间、 印发时间等)，并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“口” 代之，著录为“口口口”。

4.2.8排检与编号项

6.主题词 主题词对工程(项目）级著录为选择项。 案卷级的主题词除沿用工程(项目)级的主题词外，应着重反映案卷的基本内容 增加反映案卷内容部分的主题词。 同样，文件级的主题词除沿用案卷级的主题词外，应增加反映文件内容部分的 主题词，

表格式著录格式为机读目录的首选杆

1.工程(项目）级条目表格著录格式 1)房屋建筑工程档案工程(项目)级表格式著录单，适用于各类房屋建筑工程档案 的工程(项目）级著录。 2)市政基础设施工程档案工程(项目)级表格式著录单，适用于道路、桥涵、堤坝 烟窗等构筑物工程档案的工程（项目)级著录。 3)城市管线工程档案工程(项目)级表格式著录单，适用于地下给水、排水、供气 供电、供热、电信、工业管线等的工程（项目级著录。著录单“专业记载”项中，“地 形图号”按4.2.1题名与责任者项中“文件编号”的规定著录。 4)建设工程规划管理档案项目级表格适用于工程规划管理档案的项目级著录。 5)建设用地规划管理档案项目级表格适用于建设用地规划管理档案的项目级著 录。 6)工程(项目)级通用表格适用于城市规划、园林绿化、科学研究、环境保护等类 无法以建筑物工程、构筑物工程、城市管线工程、建设工程规划管理、建设用地规 划管理的专业特征来著录的其他城建档案的著录。可根据各类专业档案的实际情况 确定不同的专业记载项。 2.案卷级表格适用于各类案卷的著录，为通用格式。 3.文件级表格，以单份文件为著录对象，为通用格式。

设备安装技术、工艺第11 页,共11 页