CJJT117-2007建设电子文件与电子档案管理规范.pdf

5将存储建设电子文件并贴好封面的载体移交给本单位档 案部门。 6归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。档案部 门必须对归档的建设电子文件进行检验，并按照本规范附录E 的要求，填写《建设电子档案移交、接收登记表》。交接双方负 责人必须签署审核意见。当文件形成单位采用了某些技术方法保 证电子文件的真实性、完整性和有效性时，则应把其技术方法和 相关软件一同移交给接收单位

6.4.1建设系统业务管理电子文件形成部！ 福茶音 门移交电子文件之前，以及本单位档案部门在接收电子文件之 前，均应对移交的载体及其技术环境进行检验，检验合格后方可 进行交接。 6.4.2勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工程电于 档案应由建设单位进行检验。检验审查合格后向建设单位移交。 6.4.3在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下内容： 1建设电子档案的真实性、完整性、有效性； 2·建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联； 3载体有无病毒、有无划痕； 4登记表、著录数报、软件、说明资料等是否齐全

6.4.1建设系统业务管理电子文件形成部！ 福茶音 门移交电子文件之前建筑安全管理，以及本单位档案部门在接收电子文件之 前，均应对移交的载体及其技术环境进行检验，检验合格后方可 进行交接。 6.4.2勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工程电于 档案应由建设单位进行检验。检验审查合格后向建设单位移交。 6.4.3在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下内容： 1建设电子档案的真实性、完整性、有效性； 2·建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联； 3载体有无病毒、有无划痕； 4登记表、著录数报、软件、说明资料等是否齐全

1 建设电子档案的真实性、完整性、有效性； 2· 建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联； 3载体有无病毒、有无划痕； 4登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全。

6.5.1建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移 交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工程前期电子档案 及验收电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后的工程电子档 案按本规范6.4.3条的要求进行检验。

7建设电子档案的验收与移交

7.1.1建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定， 定期向城建档案馆（室）移交已归档的建设系统业务管理电子档 案。移交方式包括在线式和离线式。 7.1.2凡已向城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档 案的单位，如工作中确实需要继续保存纸质档案的，可适当延缓 向城建档案馆（室）移交纸质档案的时间

7.2建设工程电子档案的验收与移交

7.2.1建设单位在组织工程峻工验收前，提请当地建设（城建） 档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程 电子档案进行预验收。 7.2.2列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位 向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工 程电子档案。 7.2.3停建、缓建建设工程的电子档案，暂由建设单 位保管。 7.2.4对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施 工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案。对改变的部位， 应当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档案一起 向城建档案馆（室）移交。

7.3.1城建档案馆（室）接收建设电子档案时，应按照本规范 6.4.3条的要求对电子档案再次检验，检验合格后，将检验结果 14

按照本规范附录E的要求，填入《建设电子档案移交、接收登 记表》，交接双方签字、盖章。 7.3.2登记表应一式两份，移交和接收单位各存一份。

按照本规范附录E的要求，填入《建设电子档案移交、接收登 记表》，交接双方签字、盖章。 7.3.2登记表应一式两份，移交和接收单位各存一份。

8.1.1建设电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬 件系统，实现建设电子档案的在线管理与集成管理。并将建设电 子档案的转存和迁移结合起来，定期将在线建设电子档案按要求 转存为一套脱机保管的建设电子档案，以保障建设电子档案的安 全保存。 8.1.2脱机建设电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中 存放，一式三套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供 利用。 8.1.3 脱机建设电子档案的保管，应符合下列条件： 1 归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层； 2环境温度应保持在17～20℃之间，相对湿度应保持在 35%~45%之间； 3存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离； 4存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防 湿、防高温、防光 5单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 8.1.4建设电子档案在形成单位的保管，应按照本规范8.1.3 条的要求执行。

8.2.1建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设 备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载 体与新设备的兼容性，如不兼容，必领进行载体转换， 8.2.2对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机 16

读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。 8.2.3应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体 的建设电子档案进行转存。转存时必须进行登记，登记内容应按 本规范附录F的要求填写。 8.2.4在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月 以上。

8.3.1建设电子档案保管单位必须在计算机软、 弹件系批更彩 前或电子文件格式淘汰前，将建设电子档案迁移到新的系统中或 进行格式转换，保证其在新环境中完全兼容， 8.3.2建设电子档案迁移时必须进行数据校验，保证迁移前后 数据的完全一致。 8.3.3建设电子档案迁移时必须进行迁移登记，登记内容应按 本规范附录G的要求填写。 8.3.4建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留的 时间不少于3年，但对于一些较为特殊必须以原始格式进行还原 显示的电子档案，可采用保存原始档案的电子图像的方式

8.4.1建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线 利用和信息服务。 8.4.2利用时必须严格遵守国家保密法规和规定。凡利用互联 网发布或在线利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准。 8.4.3对具有保密要求的建设电子档案采用联网的方式利用时， 必须按照国家、地方及部门有关计算机和网络保密安全管理的规 定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审 批，确保国家利益和国家安全。 8.4.4利用时应采取在线利用或使用拷贝件，电子档案的封存 载体不得外借。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批

8.4.1建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线 利用和信息服务。 8.4.2利用时必须严格遵守国家保密法规和规定。凡利用互联 网发布或在线利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准。 8.4.3对具有保密要求的建设电子档案采用联网的方式利用时， 必须按照国家、地方及部门有关计算机和网络保密安全管理的规 定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审 批，确保国家利益和国家安全。 8.4.4利用时应采取在线利用或使用拷贝件，电子档案的封存 载体不得外借。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批

准，任何单位或人员不得自复制、拷贝、修改、转送他人。 8.4.5利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.5.1建设电子档案的鉴定销毁，应按照国家关于档案鉴定销 毁的有关规定执行。销毁建设电子档案必须在办理审批手续后实 施，并按本规范附录H的要求，填写《建设电子档案销毁登记 表》。

8.6.1建设电子档案保管单位应及时按年度对建设电子档案的 接收、保管、利用及鉴定销毁等情况进行统计

附录A建设电子文件（档案） 案卷（或项目）级登记表

附录B建设电子文件（档案） 文件级登记表

附录C建设电子文件更改记录表

附录D建设电子文件（档案）.载体封面

附录E建设电子档案移交、接收登记表

附录G建设电子档案迁移登记表附录F建设电子档案转存登记表硬件系统：原系统系统软件：存储设备更新设备情况应用软件：与兼容性检验存储设备：情况登记硬件系统：目标系统系统软件：设备情况应用软件：存储设备：光盘载体原文件格式：转存登记被迁移归档目标文件格式：电子文件情况迁移文件数；迁移时间：硬件系统校验：系统软件校验：磁性教体迁移检验情况应用软件校验：转存登记存储款体校验：电子文件内容校验：电子文件形态校验：填表人(签名)：审核人(签名)：单位(盖章)：迁移操作者（签名）：迁移校验者（签名）：单位(盖章)：年月日年月日年月日年月日年月日年月日2524

附录H建设电子档案销毁登记表

1为了使于在执行本规范条文时区别对待，对要求严格程 不同的用词，说明如下： 1）表示很严格，非这样做不可的用词： 正面词采用“必须”； 反面词采用“禁止”。 2）表示严格，在正常情况下均应这样傲的用词： 正面词采用“应”； 反面词采用“不应”或“不得”。 3）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样做 的用词： 正面词采用“宜”； 反面词采用“不宜”； 表示有选择，在一定条件下可以这样做，采用 “可”。 2条文中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为：“应 符合.的规定”或“应按执行”。

总则 3 2 术语· 3基本规定： 4电子文件的代码标识、格式与载体 5 建设电子文件的收集与积累... 6建设电子文件的整理、鉴定与归档 7建设电子档案的验收与移交.. 8建设电子档案的管理 附录 40

1.0.1“加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、 完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安 全保管与有效开发利用”，既是制定本规范的目的测绘标准，也是制定本 规范的指导思想。 真实、准确、完整、有效是尊重和保持建设电子档案历史原 貌的科学要求。保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效 开发利用是档案归档与管理的目的。 1.0.2本规范对从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机 构产生的建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档 和管理具有普遍的适用性， 1.0.3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚 应执行现行（CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第 一部分：电子文件归档与档案管理》GB/T17678.1、《电子文件 归档与管理规范》GB/T18894、《城建档案分类大纲》、《城建档 案密级与保管期限表》等规范或文件的规定

合而成的城建电子文件，为避免其因动态因素造成信息缺损的现 象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。另外， 针对同一保管单元内的各种不同格式的建设电子档案，由于格式 复杂多样性给今后电子档案的保管和迁移带来很大的难度和工作 量，因此，也可考虑采用信息固化的方式将其转换为一种相对稳 定的通用格式， 2.0.13建设电子文件归档与管理系统是对建设电子文件进行整 理归档及管理的信息系统。对建设电子文件的管理，不同于传统 的纸质文件，从其形成到利用，都必须依靠一定的技术设备，包 括硬件设备和管理软件。功能齐全合理的建设电子文件归档与管 理系统能使管理人员对建设电子文件主动管理，保证电子文件归 档、检测、安全保管和有效利用

4.0.4适用于脱机存储电子档案的载体，按照保存寿命的长短 和可靠程度的强弱，依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、 硬磁盘等。

5建设电子文件的收集与积累

7.2.2建设单位向城建档案馆（室）移交建设工程电子档案光 盘时可只移交一套景观标准规范范本，城建档案馆在接受该建设工程电子档案后， 应将其导入档案管理系统，补充有关著录数据，并及时刻录光盘 三套

8.2.2对电子档案载体的定期检测及抽样机读检验应制定详细 的计划和严格的制度，一般而言，磁性载体每满2年、光盘每满 4年须进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。 8.2.3，8.3.1转存和迁移都是保证电子档案永久保存的技术手 段。在实际工作中，应将二者有机结合起来，以减少工作量，提 高工作效率，

附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录 G、附录H的表格名称中，“建设电子文件（档案)”可根据文 件（档案）的内容确定是“建设系统业务管理电子文件”还是 “建设工程电子文件（档案)”。如：附录C“建设电子文件更改 记录表”在针对建设系统业务管理电子文件时，表格名称可确定 为“建设系统业务管理电子文件更改记录表”，在针对建设工程 电子文件时，表格名称可确定为“建设工程电子文件（档案）更 改记录表”。 附录A在针对建设系统业务管理电子文件时，该表是“案 卷级登记表”，在针对建设工程电子文件时，该表是“项目级登 记表”