4.5电子档案分库管理

应根据电子档案接收、管理、保存和利用等业务活动要求及其所依赖的不同网络环境，分别建立 当案库。表5给出具体要求。

iso标准表5档案分库管理功能要求

4.6多类电子档案管理

表6多类电子档案管理功能要求

4.7实体档案辅助管理

系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。表7给出具体要求

GB/T39784—202

系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，并保存过程信息。表8给： 要求。

表8档案接收处理功能要求

系统应具备对拟接收电子档案的数量、质量和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注 给出具体要求

表9档案接收检查功能要求

系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据： 的验证，赋予电子档案唯一标识。表10给出具体要求

GB/T 39784—2021

表10电子档案登记功能要求

系统应具备对征集档案进行管理的功能。表11给出具体要求

表11档案征集管理功能要求

系统应具备电子档案的聚合、 外类与排序的调整。表12给

表12电子档案组织功能要求

系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。表13给出具 体要求

GB/T 39784—2021

表13电子档紧编目功能要求

6.3电子档察格式转换

表14电子档案格式转换功能要求

系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。表 15给出具体要求，

表15电子档案关联功能要求

系统应具备电子档案入库功能，并保存人库处理过程记录。表16给出具体要求。

GB/T 39784—2021

表16电子档案入库功能要求

系统应具备对电子档案及其目录数据进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数 份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。表 具体要求。

表17备份与恢复功能要求

稳定、存储空间不足、电子档案 非授权访问和系统响应超时等情况发 项处理过程。表18给出具体要求

系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情 行统计的功能。表19给出具体要求。

GB/T 39784—2021

表19业务过程统计功能要求

7.4电子档案保存检查

系统应具备在电子档案长期保存过程中对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性等进行 量巡检的功能。表20给出具体要求

表20电子档案保存功能要求

系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权访问、修改或删除，完整准确记录长 过程中相关变动信息。表21给出具体要求，

表21电子档索保护功能要求

GB/T 397842021

系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索、全文检索和递进检索等功能，支持跨全 宗、跨门类检索，检索结果能够进行局部浏览和选择性输出。表22给出具体要求

表22检索利用功能要求

系统应具备电子档案在线借阅 主线审批、在线阅览、授权下载与打印等 并记录用户使用电子档案的意见和效果 表23给出具体要求

表23电子借阅功能要求

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系统应具备辅助档案编研功能，包括但不限 于选题、档案查找、档案筛选、文献加工、辅文撰写、 校对，以及编研成果发布与管理。表24给出具体要求

表24档索编研功能要求

系统应具备电子档案利用登记功能，保存利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不 被非法纂改。表25给出具体要求

表25利用登记功能要求

9.1鉴定与处置功能配置

系统应具备按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持价值鉴定 鉴定等自动提醒功能。表26给出具体要求，

GB/T 39784—2021

表26鉴定与处置功能配置要求

表27鉴定与处置操作功能要求

系统应具备电子档案销毁管理功能，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。表28给 出具体要求

[10. 1 电子档案统计

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系统应具备对电子档案数量与存储容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度 和年度等进行统计。表29给出具体要求

29电子档案统计功能要求

系统应内置常用电子档案工作统计报表模板，并能够按照输人条件生成统计结果。表30给出 求。

表30常用统计报表功能要求

系统应提供报表制作工具 。表31给出具体要求

表31报表生成工具功能要求

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表31报表生成工具功能要求（续）

11.1电子档案数据库的定义与配置

表32电子档案数据库的定义与配置功能要求

11.2电子档案分类体系的定义与维护

系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解 锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、声像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计 业务类等专门档案分类体系的设置。表33给出具体要求

GB/T39784—202

33电子档案分类体系的定义与维护功能要求

11.3电子档案元数据的管理与维护

系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类电子档案的元数据方案， 表34给出具体要求

表34电子档案元数据的管理与维护功能要求

GB/T 39784—2021

电子档索元数据的管理与维护功能要求（续）

系统应具备对系统管理员，网络管理员，安全管理员、档案管理员和档案利用者等用户进行管理 。表35给出具体要求。

项目管理和论文表35系统用户管理功能要求

11.5月志管理与审计跟踪

系统应具备对电子档案数据库操作目志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和便用电子档案的 行为和信息。系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行 审计、跟踪的功能。表36给出具体要求。

GB/T 39784—2021

表36日志管理与审计跟踪功能要求

地铁标准规范范本GB/T 397842021