5. 6 档案登记与统讯

5.6.1.1档案管理单位应做好档案登记工作，统一登记格式，明确登记管理责任人；必要时，规范登 记的时限要求 5.6.1.2档案登记信息根据实际情况和工作需要，可定期汇总整理，宜以每月、每季度或每半年为周 期，最长不超过一年。

a）档案、文件移交（接收）； b）借阅档案、资料； c）档案销毁登记。

5.6.2.1档案管理单位应建立档案管理台账，做好档案统计工作，统计的内容包括但不限于以下内容： 档案管理人员情况； 档案库房及设备情况； 档案利用情况； d)室藏档案数量。

照明标准案统计数据应确保准确、真实：统计表格内容应

5. 6. 3 表格样式

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档案登记、统计等工作用表样式可参照附录C中图C.5～图C.9

5.7.1档案管理单位应建立档案借阅、使用登记制度，借阅者应履行批准、登记、签收手续；借阅浸 密文件时，应按管理规定经相关负责人批准后办理借阅手续，做好借阅登记，并在所规定的借阅期限内 收回。有关借阅登记表格样式可参照附录C中图C.5。 5.7.2档案管理单位宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用档案管理软件，充分发挥档案 和资料的作用。 5.7.3档案管理单位根据档案利用情况，可定期分析档案利用效果，为管理决策或其他业务工作提供 信息参考。

档案管理单位应采用抽查的方式，定期对档案进行检查，检查内容包括但不限于以下方面： a）档案数量的完整性； b 档案资料的完好性； C 档案存放的适宜性与安全性； d 同类档案格式的一致性； e 档案是否在有效期内； f) 档案资料版本是否最新； 8 签置是否完整及有效

5.8.2缺失档案补充

承接查验时档案资料不全或档案缺失的， 档案管理单位应及时补充相关档案资料或档案， 充的见证记录，以确保业务管理工作的正常开展

5. 8. 3 档案修复

5.8. 3.1 档案修复的条件包括但不限于以下情况： a) 档案资料有损坏的； b) 档案资料字迹不清晰的； c) 档案资料有污迹的； d) 案卷装订的线绳有破损的； 案卷整体结构不牢固的。 5.8.3.2档案的修复工作应符合DA/T25的规定，

5.8.3.1 档案修复的条件包括但不限于以下情况： 档案资料有损坏的； b) 档案资料字迹不清晰的； C 档案资料有污迹的； d) 案卷装订的线绳有破损的； e）案卷整体结构不牢固的。 5.8.3.2档案的修复工作应符合DA/T25的规定。

5.9档案移交、鉴定与销毁

5.9.1档案管理单位应及时对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定，鉴定后按照国家或广东 省有关规定向同级档案馆移交或按规定程序销毁。 5.9.2移交档案时，由交接双方对照移交清册清点核对案卷数量，查验案卷质量、内容和检索工具， 确保档案真实完整、账物相符。 5.9.3有关移交表格、文件销毁单、文件销毁清单和档案销毁清册样式可参照附录C中图C.2、图C.10、 图C.11和图C.12。

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档案管理单位在条件许可的范围内，可建立信息化设备和网络，对档案实施电子化管理。电子档案 的管理分条目管理、电子文件管理、全文利用等三个阶段。

6. 1. 1 条目管理

按国家、省、市档案主管部门的有关规定、标准，结合档案实际情况，档案管理单位对其档案进行 整体规划，制订分类编号方案，确定归档范围及保管期限表，确保档案完整规范。对整理规范的档案进 行条目著录，实现档案的目录级管理

6. 1. 2 电子文件管理

在条目管理基础上，对实体档案进行全文数字化，实现档案管理单位内部电子文件的全文管理、利 用。

在实现电子文件管理的基础上，将全文数据转换为不可编辑格式，搭建虚拟档案室，实现档案的全 文检索和利用。

6. 2. 1 系统搭建

档案管理单位根据自身的实际情况和条件，选择适宜的信息化管理方式、系统或管理软件，搭 管理基础平台。

6.2.2档案资料收集

档案资料收集范围见附录A。档案资料的收集内容应真实、准确

档案资料收集范围见附录A。档案资料的收集内容应真实、准确。

采用单件归档或立卷归档的方式对档 化整理，

6. 2. 4档案著录

根据DA/T18的要求对档案进行条目著录，

7.2档案管理单位应制定评价与改进方案，定期对档案管理工作进行检查，发现档案管理过程中的问 题，查找原因，采取纠正和预防措施，及时改进。

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当案资料归档的基本内容及保管期限

案资料归档的基本内容及

A.1.1档案资料归档的基本内容及保管期限见表A.1

附录A （规范性附录） 档案资料归档基本内容及保管期限

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注2：除本表列举的归档内容以外，档案管理单位可根据国家有关规定，结合具体情况保存与特种设备相 技术资料。 注3：表中“长期”是指在特种设备生命周期内或工艺文件有效期内，一般为15年至50年，

A.1.2特种设备售出后，特种设备销售单位应确保其设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护 保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件齐全并移交给使用单位。 .1.3特种设备在出租期间的技术档案应由特种设备出租单位保管，法律另有规定或者当事人另有约 定的除外

档案编码采用下列编码规则：

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流水号； 年度代号； 二级属类代号（从事特种设备活动的代号）（必要时） 级属类代号（特种设备代号）； 大类代号（技术档案）

流水号； 年度代号； 二级属类代号（从事特种设备活动的代号）（必要时）； 级属类代号（特种设备代号）； 大类代号（技术档案）

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附录C （资料性附录） 档案工作用表样式

C.1档案盒封面和脊背样式

盒封面和脊背样式见图C.1。档案盒封面格式为

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案案卷目录样式见图C.3

C.4档案卷内目录样式

档案卷内目录样式见图C.4。

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C.5借阅档案、资料登记薄样式

借阅档案、资料登记簿样式见图C.5。

借阅档案、资料登记簿

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C.7档案库房及设备情况统计表样式

档案库房及设备情况统计表样式见图C.7。

档案库房及设备情况统计表

C.8档案利用情况统计表样式

档案利用情况统计表样式见图C.8.

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C.10文件销毁单样式

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工件销毁单样式见图C.10

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高层标准规范范本C.11文件销毁清单样式

销毁清单样式见图C.11。

档案管理员： 监销人员： 销毁单位：

C.12档案销毁清册样式

档案销毁清册样式见图C.12。

粮油标准DB44/T20182017

监销人： 图A.12