CJJ／T 117-2017  建设电子文件与电子档案管理规范(完整正版、清晰无水印)

2. 0. 11 类且

对建设电子文件按照机构、职能、业务、主题等因素划 、具有一定联系的一组文件，也称类。

在电子信息系统环境下，适时获取电子文件及其元数据 将其纳入电子文件管理系统的方法和过程

旅游标准2.0.13分类classification

依据分类方案中所规定的逻辑结构，方法和程序规则，我 类目对电子文件进行分门别类的系统标识过程

2.0.14固化fixing

为避免建设电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态 因素造成信息缺损的现象，而将其转换为不可逆的只读方式的过 程。它是将电子文件及其信息固定下来的操作过程

将电子文件及其元数据采用关联、嵌入等方式，按指定结构

将建设电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体 档的过程。

2.0.18处置disposition

根据鉴定结果，按照电子文件处置规定或其他工具，对电子 实施留存、销毁或移交的一系列过程

2.0.19移交transfer

建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形成单 规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程

城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子档 过程。

在保证建设电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的前 提下，将文件从一个系统转移到另一个系统，或从一个存储媒体 转换到另一种存储媒体的过程。

将电子文件从一种格式转换为另一种格式，或由专用格式转 换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。

数据电文中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并 表明签名人认可其中内容的数据

利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操 作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。

25城建档案信息管理系统

chivesinformationmanagementsysten

城建档案管理机构用于接收、存储、管理城建档案信息，并 提供检索和利用的信息系统

按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整性、 可用性和安全性进行测试、核验的过程

建立电子文件归档管理制度，明确电子文件和电子档案管理 职责

3.0.2电子文件形成单位应建立与业务系统相衔接的电子 管理系统，实现电子文件自形成到归档、保管、利用的全 管理。

单位业务管理电子文件的形成、捕获、整理和归档，并定期向当 地城建档案管理机构移交。

3.0.4在工程项目建设过程中，建设单位应负责工程

管理的组织协调，并按下列流程开展工程电子文件的形成、归 档、验收、移交等工作： 1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签 订协议、合同时，对工程电子档案的移交时间、移交对象、质量 等提出明确要求，所需经费应列人工程预算； 2收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文 件，并进行整理归档： 3组织、督促和检查勘察、设计、施工、监理、测量等各 参建单位工程电子文件的形成、捕获和整理归档工作； 4收集和汇总勘察、设计、施工、监理、测量等各参建单 位形成的工程电子档案； 5在组织工程工验收前，请当地城建档案管理机构对工 程纸质档案和工程电子档案进行预验收； 6对列人城建档案管理机构接收范围的工程，应在国家规 定的期限内，将建设工程电子档案与纸质档案同步向当地城建档

.0.5在工程项目建设过程中，勘察、设计、施工、监理、 量等各参建单位应将本单位形成的工程电子文件捕获、整理利 当，并向建设单位交付。

3.0.5在工程项目建设过程中，勘察、设计、施工、监理、测

3.0.6城建档案管理机构应根据建设行业信息化现

出建设电子文件归档的技术性指导意见，对电子文件的全过利 理进行指导，并加强对电子文件的前端控制

3.0.7电子文件和电子档案的开

4.1.1形成电子文件时：应根据电子文件的内容及特征，提炼 出题名。在业务系统中创建电子文件时，应自动或人工对电子文 件赋予题名。

4.1.2电子文件形成单位使用的有关业务系统，应具备记

4.1.3一电子文件应以单份文件或一个复合文件为一个保存单位。

4.1.5电子文件形成单位应在其业务系统中对复合文件的

1将组成复合文件的单份文件保存在同一文件夹内； 2将组成复合文件的单份文件赋予相同的题名，并在题名

4.2.5业务系统和电子文件管理系统，应支持按层级万式来

织分类方案和管理电子文件，并应支持按分类方案中的类目 元数据描述

5.1.3业务管理电子文件的归档范围应按国家现行有关规定

表5.2.1归档电子文件格式

5.2.2专用软件产生的其他格式的电子文件，应转换成本规范

5.2.2专用软件产生的其他格式的电子文件，应转换成本规范

表5.2.1规定的文件格式。

5.2.3无法转换的电子文件，应记录足够的技术环境

5.2.4有条件的电子文件形成单位，应同步归档原始格式的电 子文件。

5.3.1电子文件形成单位应建立电子文件管理系统，并应按现 行行业标准《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187的规定，对 业务系统以及其他应用软件、操作系统环境中形成的电子文件及 其元数据进行捕获和登记。

5.3.3电子文件管理系统应自动捕获电子文件的层级、标识、 题名、责任者、分类、日期、数量或大小等元数据、 5.3.4对归档的电子文件应进行固化处理。固化可采用下列 方式.

5.3.3电子文件管理系统应自动捕获电子文件的层级、标识、

1采用可靠的电子签名技术； 2采用封装技术。

采用可靠的电子签名技术； 采用封装技术。

5.4.1对纳入归档范围的电子文件，归档前应进行整理。整理 立按下列程序进行： 1对所有归档文件按电子文件分类方案进行分类。 2对各级类目和电子文件，应按形成时间、业务类别、专 业特征等排序，排序后在题名前加上3位阿拉伯数字用以标注序 号，不足位数的用0补齐。 3对各级类目和电子文件编制类目目录和文件目录。类目 自录应包括序号、编制单位、类目题名、类内文件份数、备注 等。文件自录应包括序号、文件编号、责任者、电子文件题名、 备注等。 4将类目目录和文件目录排放到所有类目、文件之前，并

能按预先设置的电子文件分类方案，对各级类目和文件的元 进行捕获和整理

5.5.1电子文件形成单位应定期将电子文件整理后归档。

5.5.2电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式，并

档，维持数据原始面貌；或将数据文件转换为可脱离数据库 读取的数据表文件归档。

5.5.4电子文件及其元数据应一并归档

5.5.6经信息技术手段加密的电子文件应在解密后再归档

应将转换前和转换后两种格式的电子文件一并归档：向城建 管理机构移交时，可只移交转换后的电子档案。

5.5.9归档文件存储媒体的外表应粘贴标签，标签中

5.6.1在归档工作的下列环节，电子文件交接双方均应对电子 文件进行检测，检测合格后方可归档交接： 1电子文件形成部门在向本单位档案管理部门归档电子文 件之前，以及本单位档案管理部门在接收电子文件时：

2业务管理电子文件形成单位、工程建设单位向城建档案 管理机构移交电子档案前，以及城建档案管理机构在接收电子档 案时； 3勘察、设计、施工、监理、测量等单位向建设单位交付 电子档案前，以及建设单位接收电子档案时。

里机构移交电子档案前，以及城建档案管理机构在接收电子档 过； 3勘察、设计、施工、监理、测量等单位向建设单位交付 子档案前，以及建设单位接收电子档案时。 ·2对电子文件的检测，应从可用性、完整性、安全性等方 展开，并应符合下列规定： 1对电子文件可用性的检测，应重点检测下列内容： 1）离线移交的存储媒体外观是否完好无损，是否可以通 过IO测试； 2）在线移交的数据包是否可以完整解包； 3）电子文件格式是否符合本规范表5.2.1的规定； 4）电子档案移交自录、电子档案全文是否可以正常打开 和浏览； 5）电子档案元数据是否可以正常展现和浏览。 2对电子文件完整性的检测，应重点检测下列内容： 1）电子档案移交自录的填写内容是否完整； 2）电子档案数量与移交自录中记录的数量是否一致； 3）电子档案元数据是否齐全、完整。 3对电子文件安全性的检测，应重点检测下列内容： 1）是否存在恶意程序，是否感染木马或病毒； 2）是否存有与电子档案移交无关的数据： 3存储媒休出厂时间是否超过使用年限

5.6.3对电子文件主要技术指标的检测结果应符合下列

1一电子档案移交自录应达到：必填字段100%，自录重复 生0%，字段内容规范性100%，涉密关键字检查100%。 2文本类电子文件应达到：完整性100%，可读性100%， 重复文件0%。 3：多媒体类电子文件应达到：分段随机播放可播放100% 完整性100%，可读性100%，重复文件0%

4通过纸质文件数字化采集到的电子文件，应达到现行行 业标准《纸质档案数字化技术规范》DA/T31的技术要求。

6.1.1业务管理电子文件形成单位应按有关规定，每1年～

6.1.6电子档案移交之前，移交单位应确定电子档案的密级

6.1.7电子档案移交之前，移交单位应对准备移交的电子档案

6.2.1接收电子档案时，接收单位应对电子档案进行检测。检 测内容与要求应符合本规范第5.6.2条和第5.6.3条的要求。检 测不合格的，应退回移交单位重新处理

2接收和移交电子档案应办理交接手续，交接手续应符合 规定：

7.1.1电子档案保管单位应对在线存储和离线存储的

7.1.1电子档案保管单位应对在线存储和离线存储的电子档案 进行保管；应配备符合规定的计算机机房、硬件设备、信息管理 系统和网络设施，实现对电子档案的有效管理，

7.1.2保管电子档案存储媒体，应符合下列规定：

1电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存； 2单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清 吉无尘，并竖立存放，且避免挤压； 3环境温度应保持在14℃～24℃之间，昼夜温度变化不超 过士2℃；相对湿度应保持在35%～45%之间，相对湿度叠夜变 化不超过土5%； 4一存储媒体应与有害气体隔离： 5存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿 防高温、防光和防振动。 7.1.3.电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处理设备。 设备环境更新时应确认电子档案存储媒体与新设备的兼容性，如

7.1.3电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处

没备环境更新时应确认电子档案存储媒体与新设备的兼容性 不兼容，应进行存储媒体转换，原存储媒体保留时间不应 3年。

7.1.4电子档案保管单位对保存的电子档案，应进行定

险查应符合下列规定： 1检查方法应包括人工抽检和机读检测： 2一对脱机保存的电子档案：应根据不同存储媒体的寿命 定期进行人工抽检： 3对系统中运转的在线数据，应定期进行机读检测； 4在定期检查过程中发现问题应及时采取补救措施

7.1.5·对脱机备份的电子档案，电子档案保管单位宜根据存储 媒体的寿命，定期转存电子档案。转存时应进行登记，登记内容 应按本规范附录D的规定填写

7.1.6城建档案管理机构应定期备份电子档案。备份应符合下 列规定：

7.1.6城建档案管理机构应定期备份电子档案。备份应符合下

7.1.8备份方式可采用数据脱机备份或数据热备份；

份所采用的网络应确保数据安全。

7.1.9对于备份的数据每年应安排一次恢复演练，备份数 可恢复。

7.2.1在计算机软硬件系统升级或更新之后，存储媒体过时或

电子档案编码方式、存储格式淘汰之前，电子档案保管单位应将 电子档案迁移到新的系统、媒体或进行格式转换，保证其可被持 续访问和利用

7.2.2电子档案迁移之前，电子档案保管单位应明确迁移

2电子档案迁移之前，电子档案保管单位应明确迁移的要 策略和方法

7.2.3电子档案保管单位应在电子档案迁移之后，开展数据校

验，对照检验迁移前后电子档案内容的一致性，以及电子档 息的可用性。

7.2.5永久保管的电子档案在格式迁移后，其原始格式宜 一定年限。

7.3.1电子文件管理系统和城建档案信息管理系统的安全等级

7.3.1电子文件管理系统和城建档案信息管理系统的安

1技术上应对电子档案管理系统的网络安全、设备安全 系统安全、应用安全和数据安全等进行保护； 2管理上应制定运行维护、安全管理制度，设置安全管理 岗位，落实计算机机房日常管理、系统运行安全等责任保障 机制。

准《计算机场地通用规范》GB/T2887和《计算机场地安全要 求》GB/T9361的规定

用，采取身份鉴别、访问控制、资源控制、安全审计、边界完整 性检查、入侵防范、恶意代码防范、剩余信息保护、通信完整 性、通信保密性、抗抵赖、软件容错等保护信息安全的措施 7.3.5电子档案保管单位应制定电子签名管理制度，加强对电 子印意的管理

7.3.5电子档案保管单位应制定电子签名管理制度，加强对电 子印章的管理

1对保管期满的档案重新判断保存价值，确无继续保 直的，列入销毁范围，仍有保存和利用价值的，列入续存范！ 2对保密期满的电子档案进行解密

7.4.2电子档案鉴定应按国家关于档案鉴定销毁的有关

本单位档案归档范围及保管期限表执行，并应按下列程厂

1电子档案保管单位应组织成立由档案管理人员和有关职 能部门组成的鉴定小组，并应成立由档案保管单位和文件形成单

位负责人组成的鉴定委员会； 2对保管期满、失去保存和利用价值的电子档案，鉴定小 组应提出销毁意见，并编制保管期满档案销毁清册，销毁清册应 合本规范附录F的要求： 3对保管期满、仍有保存和利用价值的电子档案，鉴定小 组应重新划定保管期限，编制保管期满档案续存清册，续存清册 应符合本规范附录G的要求： 4鉴定小组应将电子档案鉴定工作情况写成报告，并应将 保管期满档案销毁清册、保管期满档案续存清册一同提交鉴定委 员会讨论； 5鉴定委员会应研究讨论，形成审查意见： 6电子档案保管单位应将鉴定委员会审查意见报上级有关 主管部门批准。 7.4.3对批准销毁的电子档案应在档案管理系统删除相关数据 对光盘等存储媒体应进行物理销毁，销毁清册应永久保存。 7.4.4非保密建设电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的 电子档案被销毁时，按《中华人民共和国保守国家秘密法》有关

7.4.4非保密建设电子档案可进行逻辑删除。属于保密范 电子档案被销毁时，按《中华人民共和国保守国家秘密法》 规定执行。

8.0.1电子档案保管单位应建立检索系统阀门标准，向利用者提供在线 和离线等多种形式的电子档案利用和信息服务。 8.0.2当利用计算机网络发布电子档案信息或在线利用电子档 案时，应遵守国家相关保密规定

序，建立可溯源的审计跟踪记录。电子档案不得超授权范 用、复制或公布。

外借，当利用时应使用复制件；未经批准，任何单位或人员不得 擅自复制、修改、转送他人。

A.0.1归档文件存储媒体的标签上应包含移交单位、移交日 期、媒体顺序号、文件内容、格式等信息，标签式样宜符合表 A.0.1的规定。

B.0.1电子档案移交目录中应包括序号、文件类别、文件题 名、文件编号、责任者、日期、备注等内容，移交自录式样应符 合表 B. 0. 1 的规定。

表B.0.1电子档案移交目录

B.0.2电子档案移交自录中的填写，应符合下列规定： 1序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次 标注。 2文件类别应填写到文件所属的二级类目。 3文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应 根据内容拟写标题，拟写标题外应加“［”符号。 4文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号。 5责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任 者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

6日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期混凝土结构，竣工图 应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和 “日”应分别用两位数字表示。 7备注应填写需要说明的问题

.0.1电子档案移交与接收证明书应包括所交接电子档案的基 本情况和交接双方单位名称及签章等内容，式样应符合表C,O.1 的规定。