DA／T 68.4-2022  档案服务外包工作规范 第4部分：档案整理服务

4.6.1发包方应加强对承包方档案服务过程中安全保密工作的监督检查，及时消除安全隐患， 4.6.2发包方应对承包方的实施质量进行监督检查，必要时引进第三方机构进行服务监管。 4.6.3发包方应及时协助解决承包方在档案整理服务过程中发现的档案应归未归、缺章少页、无处理 结果等相关问题并做好收集、增补等工作。对确实无法收集、增补的，应出具情况说明。 1.6.4发包方应定期听取承包方档案整理工作的进度汇报。发现实施进度与计划出现偏差、发包工作 量与合同定有出人等情况，双方应及时沟通，必要时签订补充协议， 4.6.5发现档案丢失、损毁、信息泄露等情形的，发包方应采取应急措施并及时向同级档案主管部门 报告。

4.7.1发包方在确定项目完成后，应及时组织验收。 .7.2档案数量较天、服务周期较长的项目，发包方可组织阶段性验收。 1.7.3发包方应以国家有关标准规范和档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案等 为验收依据，从工作责任制和管理制度落实情况、整理场所设施设备配置使用情况、人员管理情况、整理 服务质量情况、合同履行情况等方面进行验收， 4.7.4整理服务质量主要从分类的准确性、文件和案卷排列的合理性、著录的规范性、条目数据与档案 实体对应关系的一致性、档号编制的准确性等方面进行抽查，抽查比例不应少于各类档案总量的20% 整理服务质量准确率要求达95%及以上，其中条目数据与档案实体对应关系的一致性、档号准确率要 求达100%。 1.7.5验收未通过的，发包方应出具整改意见并要求承包方限期整改。整改完成后再次组织验收，直 至验收通过。 4.7.6验收通过后，发包方应出具验收报告，与承包方做好档案实体清点，办理交接手续。 4.7.7项目自验收报告形成之日起进人质保期，质保期一般不少于1年。质保内容和范围可在合同中 明确。 1.7.8发包方应对档案整理外包项目形成的招投标文件、合同、整理服务方案、交接文据、工作联系单 检查台账、验收报告等材料及时收集并归档

承包方应按照DA/T68.1的要求，加强自身目标与原则管理、战略管理、资源管理、业务管理、 理，遵循有关标准规范，优质高效地完成档案整理服务工作，

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内容、服务时间、服务数量、分类方案、管理现状等信息，必要时形成会议纪要。 5.2.2承包方应编制整理服务方案，主要包括服务目标、服务依据、人员配置、服务时间、服务地点、整 理方法、整理内容，以及进度控制、质量控制、安全保密措施等，并提交发包方审核确认。 5.2.3承包方应对项目负责人、整理人员等项目组成员进行岗前培训和技术交底。 5.2.4承包方制定的项目管理、质量管理、现场管理、保密管理、安全管理等制度，应提交发包方审核 备案。

按发包方要求配备具有相位知设 水平、业务技能的项目负责人和整理人员，并保证项目组成员在服务过程中的稳定性。人员中途更换应 证得发包方同意并及时报发包方备案

3承包方应对档案整理服务项目组人员进行安全保密教育，签订劳动合同和保密责任书（保密 保密协议条款参见DA/T68.1附录C

5.4.1承包方可对发包方提供的整理场所提出合理化建议 5.4.2承包方应与整理服务项目组负责人签订承诺书，明确其对整理场所负直接管理责任。 5.4.3工作期间，整理场所应封闭管理，非整理服务项目组备案人员，未经发包方审批，访客不应随意 进人。 5.4.4 整理场所应整洁有序。私人物品应放置在专柜，不应带人档案存放区和工作区

5.5.1承包方应掌握所承接档案类型的整理标准和规范，按照标准和规范做好档案实体鉴定、审核、分 类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒等整理服务工作。 5.5.2承包方在整理服务过程中应形成相应的工作流程单，对档案整理服务各操作环节或步骤做好相 应记录，保证档案整理服务过程的可道溯性。 5.5.3承包方在整理服务过程中，发现问题应向发包方出具工作联系单（见附录C）。 5.5.4承包方在整理服务过程中应建立质检管理机制，落实质检人员，对各操作环节或步骤进行质检 质检情况可形成项目问题跟踪表（见附录D） 5.5.5承包方应定期向发包方汇报整理服务进展情况， 5.5.6未经发包方允许，承包方不应将档案、档案复制件及其他各种文件材料带离整理场所，不应带人 有信息录人、传播功能的设备，不应以任何形式泄漏、传播、公布档案信息。 5.5.7承包方在整理过程中发现需要调整分类方案，或发包工作量与合同药定有出入等同题时，双方 应及时沟通，必要时签订补充协议。 5.5.8承包方应将整理服务过程中形成的备查资料或认为不需要归档的文件登记造册，供发包方审 定、处置。严禁擅自销毁文件。 5.5.9承包方在整理服务过程中，应落实好档案安全和保密制度，确保档案实体和信息安全，保守国家 秘密，保护发包方的知识产权、商业秘密和个人隐私安全。 5.5.10在档案整理过程中需要提供和用档案的.承包方应协助做好相关工作

5.6.1项目完成后，承包方应提出验收申请，配合发包方开展验收工作。 5.6.2通过验收后，承包方应及时办理交接手续， 5.6.3承包方撤场前应将档案实体、电子目录、纸质目录、整理说明、工作台帐、数据及存储设备、办公 设备、耗材、办公用品等移交给发包方。 5.6.4承包方携带进场的信息设备、存储设备等须经发包方安全确认，方可带离。 5.6.5由承包方安装的视频监控系统，应将监控数据和回放记录移交发包方保存。发包方应对监控数 据做好安全保密工作。

6.1.1发包方可对承包方的工作质量进行评价，必要时出具评价意见。 6.1.2承包方应根据企业信用评价情况建立服务信用评价档案。 6.1.3承包方应配合档案主管部门、保密行政管理部门及其他部门，做好业务管理、安全保密等各项 检查

6.2.1发包方档案整理服务外包工作应接受国家有关部门的监督。 6.2.2承包方应依法合规开展档案整理服务，并接受国家有关部门的监督。 6.2.3档案主管部门依法履行行业监管责任，督促档案服务外包单位落实管理责任，检查档案服务外 包中的档案安全、服务质量、管理措施和条件保障等情况

5.3.2承包方应按照GB/T17242的要求建立投诉受理机构，定期或不定期收集各方反馈意见和建议 并建立反馈意见档案， 5.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时，双方应协商处理；协商不成的，可申请调解、仲裁或提请 诉讼，

6.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时，双方应协商处理；协商不成的，可申请调解、仲裁或提请

6.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时，双方应协商处理；协商不成的，可申请调解、仲裁或提请 诉讼

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附录A （资料性） 整理场所人员进出登记表 表A.1给出了整理场所人员进出登记表的样式

能源标准A.1整理场所人员进出

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注：一式二份，双方各执一份！

附录D （资料性） 项目问题跟踪表 表D.1给出了项目问题跟踪表的样式

同轴电缆标准表D.1项目问题跟踪表

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1」机关档案管理规定.国家档案局令第13号. [2]DA/T42—2009企业档案工作规范