1. 1.5出入证使用管理

工作人员工作场所的出入证件由专人管理，进入工作场所由证件管理者确认 后当场发放，离开时交回。项目严禁未经许可放入非项目实施人员，私自带非操 作人员入场纳入考核范围

1.1.6请销假制度管理

工作人员一律由主管人员负责把关，严格请、销假制度，不得中途离职或无 故不上班，实行奖惩制度。员工的请假（事假）需提前三天向项目经理进行申请， 经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人（用户） 负责人提出，经双方批准方可执行。员工和项目经理的病假需书面提出申请，并 需向人事部门提供正规医院开具的相关证明文件。员工的离职需经客户方同意方 可执行：项目经理的离职需 公司批准后需报备客户方同意

铝合金标准规范范本1.1.7安全保密管理制度

1.1.8档案库房管理制度

1. 1.9档案统计制度

1、档案统计工作应做到准确性、及时性、科学性和连续性。 2、档案中心对接收的各类档案/文件，要办理交接手续，做好各类《档案移 交清单》，一式两份，各存一份，以备核查和统计。 3、对接收的各类档案/文件，应逐卷/件整理，以件/卷/箱为单位统计档案 现存总数量。 4、档案保管状况的统计。对遗失及损坏的档案要记录数量和原因。 5、每年进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、件数，复 印提供档案的数量，利用目的和效果。 6、定期统计一次档案的整理数量及情况。 7、定期统计一次本年度档案的归档情况，内容包括归档率、准确率、完整 率。 8、定期进行一次档案综合情况统计，主要有档案总数量，本年度归档数量， 军房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次、件数、卷数 箱数，档案编研资料的编写情况等。 9、按上级主管部门要求填好统计报表并及时上报

1.1.10档案安全管理制度

清晰、专人管理。 6、档案管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮 湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。 7、查阅档案等需办理借阅手续，借阅者必须爱护并按期归还， 各类资料、档案建立统计台帐。每半年对库房内档案资料盘点和统计 次。

1.1.11档案交接管理

档案交接由中国人寿深圳分公司档案相关负责人和现场加工负责人员，在安 非好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，流程中由中国人寿深 川分公司档案管理专门人员全程监督并有书面交接记录

1.1.12原档案保护措施

对档案原件要小心存放，拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人 员要保证档案的完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清 析的，需档案馆专门人员签字同意，方可进行下道工序

1.1.13档案安全存放

1.1.14操作安全管理

工作人员下班时，均应将工作间中所 案锁在专用保险柜中，由本项目组 的相关责任人保管好钥匙，并由档案馆） 工作间房门，实行双重保险

1.1.15防火安全管理

工作人员加强防火安全教育、工作间内严禁吸烟和任何火源。防止无关人员 进出，防火设施配置齐全。

1.2项目人员管理规章制度及响应承诺函

本项目关于项目人员安排的要求为：投标人在投标书中所写项目组成员一定 是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目 要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于20人，中标方需按要求确保岗 立人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容

项目人员管理响应承诺函

承诺人： 单位地址：

为保障项目的人员的稳定性和人员的日常工作规范性，我司在项目的运行过 程中积累了大量的关于人员管理的经验，部分经验形成了规范的管理制度文件， 部分项目人员管理制度如下：

1.2.1日常行政管理制度

项目团队进驻深圳市住房公积金中心后，项目经理会对每个工作岗位制定岗 位说明书，明确各个岗位人员的职责、职能及工作情况： 1、要树立高尚的职业道德，热爱本职工作，保密意识强，工作能够自主， 培养员工严谨的工作作风。 2、档案整理、著录及档案数学化等操作人员均需经专业职能培训和安全保 密培训，考试合格后方能承担操作工作。 3、工作人员对所承担的工作流程应熟悉，重视操作规范及要求，以确保工 作无错误为最低目标。

4、工作开始前需认真做好操作前的各项准备工作。 5、严格执行有关规定，发现异常情况及时查找原因，进行纠正，并同时将 青况向上汇报。 6、保持操作环境清洁卫生，保正扫描等设备正常工作。 7、认真填报工作日志及记录，字迹要清晰，记录要完整，要实事求是，严 禁伪造数据，做到准确无误

1.2.3巡回检查制度

1.2.4档案追溯表制度

1、严格执行内部档案追溯表制度，每个环节均应签学确认，日期要书清晰； 2、对各个环节的返工应由上一环节责任人进行处理； 3、项目经理抽检错误的，由编目人员完成处理： 4、客户抽检发生错误的由相关责任人处理，并给予一定额度的处罚； 5、流程单应与数字化系统中流程保持一致，做到线下线上同时监控； 6、追溯表在归还档案前抽出，装订成册，作为数学化加工档案，移交给客 户方

1.2.5安全文明操作管理制度

1.3项目验收管理规章制度及承诺函

为保障鸿桥集团提供给用户方的是最终整理好的档案实体和档案数据资料 和数据光盘等产品，我司项目验收管理规章制度包括以下几点：

1.3.1验收标准制度

1.3.1.1档案实体验收标准

实体档案的验收以抽检方式进行，抽检比率不能小于5%。档案实体验收必 须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐 项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错 误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，抽检的合格率达到100%的才予 以验收。 验收标准如下： 1、各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。 2、档号无重复，案卷顺序号规范、统一。 3、档案著录格式规范，数据准确。 4、编制单位、编制日期、保管期限题写准确，文字打印清晰。 5、每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。 6、图纸折叠规范、美观，档号章清晰正确。 7、案卷中的每一件都要进行数据录入，必须准确、无错别字，采购人可顺 利进行查找。若电子数据内容或格式有误，该批数据退回免费重新修正，我司在 5个工作日内完成。 8、案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。 9、案卷盒中撰写的文字需使用油印，界面清晰、美观。 10、如验收发现整理质量有问题，属中标人造成的错误、遗漏，我司对不合 格的档案在采购人提出返工要求后5天内统一免费返工至验收合格

1.3.1.2数据验收标准

数据验收以一个全宗为一个批次。 1、数据抽检

（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括自录数据库、 图像文件及数据挂接的总体质量。 （2）抽检比率必须大于10%，抽检的合格率达到100%的才予以验收。 2、验收标准 目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图 象文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为”不合格”。 （1）档案原件：完整率100%；纸张页面错位、颠倒、压字等差错率≤1%o。 （2）电子目录：档号、题名等关键字段正确率100%，其余字段错误率≤5%o。 （3）图像文件：漏扫率≤0.2%o；图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差 错率≤1%；命名差错率≤1%。 （4）数据挂接：正确率100%

1.3.1.3光盘验收标准

主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双 方验收确认后，履行光盘移交手续

1.3.2验收实施步骤制度

1.3.2.1提出验收申请

我司项目组在做好档案实体、数据资料和数据光盘等项目成果的验收准备后， 将向采购人以书面的形式提出验收申请。采购人在接到我司验收申请后应组织好 验收组准备接收我司提交的项目成果，采购人觉得有必要时可以邀请采购中心、 页检等部门共同参与本次项目验收。

1.3.2.2成果检验

采购方按照抽检的方式，对档案资料的整理质量、电子影像件质量、检索信 息的正确率和数据挂接正确率按照验收标准进行检查，双方对本次成果检验结果 进行签字确认。

1.3.2.3质量问题修正

如果在验收过程中发现有质量问题或者验收成果达不到采购人要求的验收 示准，我司将根据用户的意见进行一一修正。 如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给我司。我司将对工作成果存在的缺 陷制定出相应的补救措施。如果给采购人带来重大损失，我司愿意根据合同接受 相应的处罚。待全部完成补救措施后双方再另行协商验收的时间。

1.3.2.4验收签字

当所有项目成果都顺利通过采购人的审查合格后，我司项目组向采购人提交 当案实体、数据资料和数据光盘等所有项目成果，采购人应向我司出具项目成果 验收报告，双方代表签字确认，作为采购人支付服务款项的凭据

1.4项目结算及响应承诺函

本项目关于项目结算的要求为：项目结算时，各类档案的中标综合单价不变 实际完成的数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。

承诺人： 单位地址：

三、项目实施工作计划、操作流程及违约承

为保障深圳市住房公积金中心档案整理扫描服务项目能够如期按照18个月 （稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备 价段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目 收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。 详细的工期进度见工期计划安排表：

1.1 项目总体工期计划安排表

项目总体周期按18个月，每个月按21.75个工作日计算，完成本项目所有 工作日为：18*21.75=391.5天。本项目时间工作时间按391天核算，详细工期 计划安排如下：

1.2 项直个阶段工作安排

1.3详细项目工作计划及部署

为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部 署和计划，主要由以下9点构成： 1、人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确 认项目实施计划书进行相应的调整。 2、项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的 专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。 3、需求详细调研：我司有看丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目 现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、 当案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安 排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与 客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望 4、实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质 量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客 卢方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目 实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。 如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标 准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。 5、实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工 作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从 事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质 量和效率。 我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流 程及操作规范。 6、项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体 工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。 7、项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂 接和刻盘各环节顺利运转。 8、项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内 部检查并完善。

9、项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结

1.3.1.1 启动程序

档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司 严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保 密法》，共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密 培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密 进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于 项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密

我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案 类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作

进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项自正式开始前，会安排我 司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与 客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期 望。 3、实施标准确立 项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司 非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目 实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的 标准的准确性，最终确保项目的进程和质量，

进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我 司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与 客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期 望。

项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司 非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目 实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的 标准的准确性，最终确保项目的进程和质量，

项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管 理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工 作10年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效 率。

实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制 定具体的项目实施计划，项目实施计划需与客户方进行详细比对并确定。项 目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项 目的实施工作，推进项目的具体进程工作

1.3.1.2 项目启动工作安排

注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项 可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在5个工作日内完成各项项目进场 准备工作。

1.3.1.3 项目启动会议

1.3.2 项目实施进度计划

本项目实施进度表中所列时间从合同签

1.4 其它保障工期的相关配套措施

任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度顺利完成 实施，我司将从以下五个方面限制风险的发生。 1、深圳市鸿桥服务外包集团有限公司从公司现有工人中，挑选最熟练、最 精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机 软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保 证工作协调，利于业务的开展。 2、深圳市鸿桥服务外包集团有限公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件 减少由于硬件问题而造成不必要的时间浪费。 3、深圳市鸿桥服务外包集团有限公司在合同签订后提交详细的工作计划， 并在工作过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度提高工作效 率。 4、双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总结，发现错误，及时 进行纠正改进。协调好各个环节的工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工 作效率。 5、双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝意外和泄密事件的 发生。严格按照数字化加工的各项规章制度，对工作人员进行约定。

2.归档、整理、扫描实施方案

2.1项目实施总体思路

实现深圳市任房公积金中心档案整理担扫描服务项目（招标编号： SZCG2013040986）档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工 程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。深圳市住房公积金中心档案 整理扫描服务项目数量大，工期长，任务重。 在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有10年档案工作经验以上的档 案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并 提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分 本现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出 适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制 做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安 全：再次，我司严格控制档案整理、 扫描质量，做到加工准确率为100%

2.2项目实施服务原则

按照建立和谐社会的要求，深圳市住房公积金中心档案整理扫描服务项目 （招标编号：SZCG2013040986）工作需遵循如下原则： 1、在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间 的历史联系； 2、依照深圳市住房公积金中心档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、 保持案卷内文件材料的系统联系； 3、结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用； 4、充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果

2.3项目依据及参考标准

2.4 归档、整理、扫描操作流科

2.4 归档、整理、扫描操作流程

本项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对 当案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。 我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和深圳市档案局的相关归档 要求接收案卷。 1、对档案资料的完整性进行检查，将档案从客户方的档案库房的排、架上， 按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架 清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、 防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。 2、对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清 点到盒（卷），不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清 单上签字确认。 3、对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架 接收的档案资料进行两人以上交核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收 清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即 核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。 我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省 空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行

自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案 原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进 行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理，注意浆糊黏附的位置，小心 处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人，

在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系 的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完 整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管 和利用。

①卷内文件材料齐全完整

指每篇文件材料的定稿和印件、多种文学稿本，每份 页数都应齐全完整。 ②保持卷内文件材料之间的有机联系 将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。 文件材料之间的联系主要有以下几种 文件材料在内容特征方面的联系 文件材料在责任者特征方面的联系 文件材料在时间特征方面的联系 文件材料在文种特征方面的联系

③卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用

若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同 问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷 享薄要适中，一般在20至150页之间为适。

为保证深圳市住房公积金中心档案整理扫描项目的顺利进行山东标准规范范本，必须对部分已破 损的档案进行修粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱 后复原装订

档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需 要整张托裱的纸张进行分类

对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。

对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱 修裱后复原 把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。

5、重复页的抽离及废纸处理

档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的 予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。档案整理处理 过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安 非专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作 场地。

按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容 7、填写封皮 按要求填写封皮

业代字、顺序号、支号等。文字材料档案编号结构形式与实例。图纸档案编号结 构形式与实例。卷内目录按照统一个格式填写，文号写全称，需注明年代，提名 单的年月桥梁标准规范范本，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定 案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范 安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标 签等。