DBJ／T13-353-2021  房地产估价行业电子文档管理技术标准(附条文说明)

电子档案的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况 一致。

2.0.12有效性utility

电子档案的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、 存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等

工程监理标准规范范本2. 0. 13安全性security

为防止电子档案信息泄露、篡改、去失等所采取的技术手段 和管理措施的有效程度。

2. 0. 15 整理

0.15整理arrangement

按照一定的原则，对房地产估价档案进行挑选、分类、组 合、排列、编目、著录，使其有序化的过程。

project electronic archives

对房地产估价档案内容和形式特征进行分析、选择、提取数 据信息的过程。通过文字、符号揭示每个估价项目、每个案卷、 每份文件的物质形态、主题内容、科学价值等。

2.0.17脱机保存oflinebackup

采取一定技术手段将电子档案脱离计算机坏境后，在适合长 期保存、不可篡改的物理载体（CD光盘、磁带等）上进行存储 和管理。

2.0.18固化fixing

电子档案因动态因素造成信息缺损的理

英为一种相对稳定的通用文件格式的过

2. 0. 19 迁移 migration

将原系统中的电子档案向目标系统进行转移存储的方法与 过程。

符合《电子签名法》等相关法律、法规要求的电子个人签 名、电子单位印章的统称。泛指所有以电子形式存在，可用于辨 识电子档案签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意 电子档案所陈述事实内容的数据，

2.0.21房地产估价电子文件管理系统managementsystemofreal

.0.21房地产估价电子文件管理系统

为估价当事人提供接口或平台，方便估价当事人在系统中进 行电子文件的交互、审阅、审批等流程，实现房地产估价电子文 件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及著录数据、元数 据的连续管理，同时具有查询、统计、分析、利用等全过程管理 的功能。

3.1.1房地产估价机构应建立房地产估价电子档案管理

3.1.1房地产估价机构应建立房地产估价电子档案管理制度， 加强对电子档案归档的管理，将房地产估价电子档案的形成、收 集、积累、整理和归档纳入房地产估价管理的各个环节和相关人 员的职责范围，明确责任岗位。 3.1.2估价当事人宜在电子文件（档案）管理系统中完成信息 注册、建立电子签章信息等事项操作。 3.1.3房地产估价电子档案形成应采取措施，保证电子档案的 真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合下列规定： 1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施 从估价电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登 记，保证房地产估价电子档案的产生、处理过程符合规范化要求； 2应采取安全防护技术措施，保证房地产估价电子档案的 真实性； 3应建立保证房地产估价电子档案完整性的管理制度并采 取相应的技术措施，采集背景信息和元数据。 3.1.4房地产估价电子档案保管单位应采取措施，保证房地产 古价电子档案的处理和保存符合国家的安全保密规定，针对自然 灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级 要求相符的防范对策。

真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合下列规定： 1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施， 从估价电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登 记，保证房地产估价电子档案的产生、处理过程符合规范化要求； 2应采取安全防护技术措施，保证房地产估价电子档案的 真实性； 3应建立保证房地产估价电子档案完整性的管理制度并采 取相应的技术措施，采集背景信息和元数据。

3.1.4房地产估价电子档案保管单位应采取措施，保证房地产

估价电子档案的处理和保存符合国家的安全保密规定，针对自然 灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级 要求相符的防范对策。

3.1.5房地产估价人员应经过估价电子档案归档整理的专业

3.2房地产估价当事人职责

1根据规定受理委托、明确估价基本事项； 2应明确房地产估价电子档案的归档范围、保管期限、技 术保密要求和在线迁移时间 3宜提供房地产行业估价电子文件管理系统： 4 按本标准8.1节规定整理、著录元数据，并经审核合格 后按规定归档保管，形成电子档案： 5对形成的电子档案进行有效管理。 3.2.2注册房地产估价师应收集和积累房地产估价各个阶段的 资料，牵头完成估价电子文件并整理归档。 3.2.3估价委托人应提供估价所需的原始材料或具有法律效力 的相关凭证。

4房地产估价电子文件管理系统

4.0.1房地产估价电于文件官理系统主要功能： 1在估价电子文件形成阶段，估价当事人可通过电子文件 管理系统交互估价过程的电子文件，并按各自职责审查、签批； 2在估价电子文件归档阶段，房地产估价机构或注册房地 产估价师可以通过电子文件管理系统进行汇总、检验估价电子文 件，形成归档的估价电子档案； 3具备电子签章的功能； 4系统安全、保密性能符合国家相关要求。 4.0.2有条件可使用第三方机构提供的公共交互平台进行估价 电子档案的管理与保管，该公共交互平台具备实现估价电子文件 自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及著录数据、元数据 的连续管理

5房地产估价电子文件的代码标识、格式与载体

5.0.2不同类别电子文件的存储应采用表5.0.2所列的开放式文 件格式或通用格式。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转 换成通用格式。

表5.0.2各类电子文件的通用格式

5.0.3脱机存储电子档案的载体按照保存寿命的长短和可靠度 的强弱，依次为一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移 动硬盘、U盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。光 盘不应有磨损、划伤。

6房地产估价电子档案归档范围与质量要求

6.1房地产估价电子档案的归档范围

6.1房地产估价电子档案的归档范围

6.1.1房地产估价电子文件的具体归档范围应符合国家的政策 和估价当事人的需求，也可参照本标准附录A的要求执行。 6.1.2符合本标准要求房地产估价电子文件管理系统所形成的 电子文件，可仅需归档文件的电子版本，无需归档文件的纸质版 本。由纸质文档扫描形成的估价电子文件，应同时归档文件的纸 质版本、电子版本。

文件处理有关的著录数据、元数据等必须与估价电子文件一同 日档。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》 CJJ/T187的规定。

6.2房地产估价电子档案的质量要习

5.2.1估价电子档案应包含有效的、完整的、可读的电子签章。 若不存在，应收集签名、盖章后的文件或纸质文件的扫描件。 5.2.2移交档案人员需确保电子文件图像清晰、完整，无偏斜、 无失真、不漏页

电子文档的文件应提供相应纸质文件扫描件。扫描后的图像文件 质量应符合下列要求：

1A4幅面的纸质文档，需要用200dpi分辨率扫描为彩色 IPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不超过2MB 2048KB）；大于A4幅面的纸质文档可用不低于200dpi分辨率 描为黑白或灰度的TIFF文件，并且每张超过A4幅面扫描件 的存储容量不超过10MB（10240KB）。扫描后的图像文件清晰 可视效果应与内容原件一致，带有有色标记且必须保留其色彩的 应采用彩色模式扫描； 2对一份文件进行分区域扫描的，应进行图像拼接处理 拼接后的电子档案内容确保与实物档案一致。

7.0.1房地产估价电子文件应与估价过程同步形成，并应真实 反映房地产估价情况和实体质量，电子文件的审核、审批、签认 应及时进行。 7.0.2房地产估价电子文件可采用下列方式形成与积累： 1原文件为纸质文件，应制作成电子文件或扫描成电子 文件； 2 将电子文件上传至电子文件管理系统后按指定流程审核、 审批。 7.0.3估价电子文件的命名按下列规定执行： 1估价电子文件的名称由“序号+文件题名”组成； 2“序号”为本文件保管单元内电子文件编排顺序号，宜用 3位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如：001； 3编写“文件题名”，体现电子文件的内容及特征。 7.0.4估价电子文件在形成过程中的更改应符合下列要求： 1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价 值的电子文件的不同稿本，均应保留： 2应采取严密的安全措施，保证电子文件在形成和处理过 程中不被非正常改动。积累过程中更改估价电子文件应按本标准 附录C的要求，填写《房地产估价电子文件更改记录表》。 7.0.5估价电子文件应定期备份，也可以存储于脱机保存的载 体上。对于多年才能完成的项目，应实行分段积累，宜定期备份 一次。

7.0.1房地产估价电子文件应与估价过程同步形成，并应真实 反映房地产估价情况和实体质量，电子文件的审核、审批、签认 应及时进行。

8房地产估价电子档案的整理、鉴定与归档

8.1.1房地产估价机构应做好估价电子档案的整理、著录 8.1.2整理应遵循估价电子文件的自然形成规律，保持功 电子文件间的有机联系，便于电子档案的保管和利用

8.1.3估价机构宜在电子文件管理系统中整理、著录归档文件， 文件层级结构设计可以根据项目特点自行设计；也可参考图8.1.3 所示的项目级、案卷级、文件级三个通用层级结构进行设计，整 理、著录流程如下： 1房地产估价机构在电子文件管理系统中新增拟归档的项 目，著录可参考本标准附录D.0.1，按电子文件归档标准目录（本 标准附录A的范围）新建电子案卷目录，按相应层级进行房地 立估价电子文件整理和元数据著录； 2案卷级著录：估价机构按本标准附录D表D.0.2的要求 填写案卷信息，完成案卷级著录； 3文件级著录：估价机构按本标准附录A的要求将各阶 段估价电子文件分类整理到对应的案卷级文件夹内，按附录D 表D.0.3的要求填写文件信息，完成文件级著录。

8.1.4若同时保存电子文件与纸质文件时，估价电子文件的整

理和排序可按相应的纸质文件整理要求进行。

图8.1.3估价电子文件层级结构

8.2.1鉴定工作应贯穿于房地产估价电子文件归档与电子档案 管理的全过程。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实 性、完整性、有效性的审查及确定归档范围和划定保管期限， 8.2.2估价电子文件保管期限应按照国家关于房地产估价纸质 文件资料保管期限的有关规定执行。估价电子文件元数据的保管 期限应与内容信息的保管期限一致

1归档的估价电子文件范围和质量应符合本标准第6章的 规定；

2归档的估价电子文件必须经分类整理，并应符合本标准 第7章的规定； 3由纸质文档扫描形成的估价电子文件，归档时相应的估 价电子文件必须在内容、相关说明及描述上与纸质版本保持 致，且两者之间必须建立关联。 8.3.2对估价电子档案进行检验时，应重点检查以下内容： 1 电子档案的真实性、完整性、有效性 2需要提交纸质版本的估价电子档案，与纸质档案是否 致、是否已建立关联； 3电子档案、文件签章是否齐全； 4登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全。 8.3.3房地产估价电子档案移交、接收应填好登记表，登记表 可自行设计，也可参考本标准附录E。

9房地产估价电子档案管理

9.1.1估价电子档案统一管理平台或保管单位，应实现估价电 子档案的电子文件的集成管理。并将电子档案的转存和迁移结合 起来，定期将在线房地产估价电子档案按要求转存为一套脱机保 管的电子档案，以保障电子档案的安全保存。 9.1.2脱机电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中存放 式3套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供利用。 9.1.3脱机估价电子档案的保管，应符合下列条件：

9.1.1估价电子档案统一管理平台或保管单位，应实现估

于栏档案的电于又件的集成官理

9.1.2脱机电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中存放，

1储存载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层； 2存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离； 3存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防 湿、防高温、防光； 4单片载体应装盒，竖立存放且避免挤压； 5在电子档案脱机前后，必须校验数据的一致性。

9.2.1估价电子档案可委托统一管理，将电子档案迁移到被委

9.2.1估价电子档案可委托统一管理，将电子档案迁移到被委 托的专门电子档案管理平台，需要时可进行格式转换，保证其在 新环境中完全兼容。 9.2.2估价电子档案迁移时必须进行数据校验，保证迁移前后 的数据完全一致。

9.2.3估价电子档案迁移时必须进行迁移登记，登记内容应按 本标准附录F的要求填写。

9.2.3估价电子档案迁移时必须进行迁移登记，登记内容

原显示的电子档案，可采用保存原始档案的电子图像。

9.3.1电子档案保管单位应定期检查计算机等数字设备，设备 环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须 进行载体转换，确保能在通信网络上传送文件。 9.3.2对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机 读检验。如发现问题，应及时采取恢复措施。 9.3.3应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体 的估价电子档案进行转存。转存时必须进行登记，登记内容应按 本标准附录G的要求填写。

9.3.4在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月 以上。

9.3.4在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月

9.4.1电子档案识别。电子档案管理平台可将电子档案通过 OCR图像识别等技术转化为结构化数据，以便进行智能化管理。 9.4.2电子档案检索与查询。可快速对电子档案内容进行检索 与查询。 9.4.3电子档案检查与监管。可对档案每部分内容进行查缺补 漏，并对整个档案形成及管理流程进行监督管理。

9.4.3电子档案检查与监管。可对档案每部分内容进行查缺补 漏，并对整个档案形成及管理流程进行监督管理。 9.4.4电子档案分析与统计。可根据工作需要对相关数据进行 分析和统计。

A.0.1房地产估价电子文件的归档范围可参考表A.0.1，并根 据实际情况进行增减

表A.0.1房地产估价电子文件的归档范围 （说明：*表示必备项）

附录B房地产估价各类参考表格

（说明：以下各类表格供参考酒店标准规范范本，各估价机构在遵守《房地产 估价规范》GB/T50291的前提下，可依当地情况另行编制。

表B.0.1估价委托

B.0.1估价委托书

表B.0.2项目承接风险评价表

表B.0.3估价作业计划

表B.0.4法定优先受偿款调查记录表 （仅适用于现房的估价）

隧道标准规范范本调查人（签名）： 调查日期： 年 日